Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Документы для сотрудника при увольнении в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Изменения в порядке представления работникам документов при их увольнении обусловлены объединением с начала 2023 года ПФР и ФСС в единый Социальный фонд России (СФР), организацией оперативного электронного взаимодействия между ФНС и СФР, а также введением в действие единой формы сведений персонифицированного учета.
Что изменилось в вопросах увольнения
В частности, документы, которые работодатели до 2023 года предоставляли уволенным работникам по формам СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ, теперь необходимо представлять в виде выписок из единой отчетности по форме ЕФС-1. Выписку из раздела 3 РСВ «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» также нужно выдавать работникам по новой форме, утв. приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@.
В 2023 году изменилась и форма электронной трудовой книжки (сведения о трудовой деятельности), выдаваемой работникам при увольнении (форма СТД-Р). Теперь работодатели должны использовать новую форму СТД-Р, утв. приказом Минтруда от 10.11.2022 № 713н.
Ранее представляемая уволенным работникам справка о сумме зарплаты и иных выплат за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (справка 182н), в 2023 году больше не выдается. С 1 января 2023 года приказ Минтруда от 30.04.2013 № 182н, утвердивший форму указанной справки, прекратил свое действие. С этого момента работодатели освобождены от ее выдачи, а уволенные работники не вправе требовать ее представления. Все необходимые сведения о доходах сотрудника для целей назначения пособия по временной нетрудоспособности, декретного пособия и пособия по уходу за ребенком новый работодатель теперь получает не от работника (путем запроса справки 182н), а непосредственно из СФР.
Штрафы за непредставление документов при увольнении работника
Если работодатель не выдаст уволенному работнику вышеперечисленные документы или нарушит порядок их выдачи, его привлекут к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства и нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права. Данное нарушение влечет наложение на работодателя штрафов в следующих размерах:
-
от 1 000 до 5 000 рублей – для должностных лиц организаций;
-
от 1 000 до 5 000 рублей – для индивидуальных предпринимателей;
-
от 30 000 до 50 000 рублей – для организаций.
Как стало в 2023 году
С 1 января 2023 года вступают в силу новые формы отчетности:
- ЕФС-1;
- Персонифицированные сведения по физическим лицам;
- Ежемесячный и ежеквартальный РСВ.
Эти нововведения влияют на пакет документов, который необходимо готовить для сотрудников.
Эксперты 1C-WiseAdvice провели анализ и составили памятку предполагаемых изменений:
|
Сведения |
Документы уволенному в 2022 |
Документы уволенному в 2023 |
|---|---|---|
| Трудовая книжка | Трудовая книжка или СТД-Р | Трудовая книжка или выписка из ЕФС-1 Подраздел 1.1 |
| Информация о доходах в месяце увольнения | Расчетный листок | Расчетный листок |
| Информация для расчета БЛ | Справка 182Н | |
| Информация о доходах и СЗВ-М | Выписка из СЗВ-М | Персонифицированные сведения о ФЛ (выписка) |
| Информация о взносах | Раздел 3 отчета РСВ (выписка) с доходами | РСВ Раздел 3 (выписка за квартал увольнения) |
| Информация о стаже | Выписка из СЗВ-стаж | ЕФС-1 Раздел 1 Подраздел 1.2 (выписка за год увольнения) |
Какие документы выдавать при увольнении в 2023 году: сравнительная таблица с комментариями
|
Какие документы были выданы в 2022 году |
Какие документы будут выдавать в 2023 году |
Документ, утвердивший форму 2023 года |
Что изменилось |
|
Обязательно |
|||
|
Бумажная тетрадь для тех, кто сохранил бумажную версию |
Бумажная рабочая тетрадь для сотрудников, которые ведут бумажную версию книжки |
По существующей форме (фактически). |
Без изменений |
|
Форма СТД-Р при переходе на электронный формат трудового коллектива |
Форма СТД-Р при переходе на электронный формат трудового коллектива |
Утверждена приложением № 1 к приказу Минтруда от 10 ноября 2022 г. № 713н |
Без изменений |
|
Выписка из раздела 3 РСВ «Персональные сведения о застрахованных лицах» (год) |
Выписка из раздела 3 РСВ «Персональные сведения о застрахованных лицах» (год) |
Утверждены приказом ФНС от 29 сентября 2022 г. № ЭД-7-11/878@ |
С 2023 года используется новая форма. |
|
Выписка из СЗВ-СТАЖ (год) |
Выдержка из EFS-1. Подраздел 1.2 «Сведения о страховом стаже» в пункте 1. |
УФС-1 утвержден постановлением Правления Пенсионного фонда Российской Федерации от 31 октября 2022 г. № 245п. |
Форма СЗВ-СТАЖ была отдельной, с 2023 года она стала частью единой формы ЭФС-1. По сути, он не изменился. |
|
Выписка из СЗВ-М (последний месяц) |
Выписка из персонифицированной информации о физических лицах |
Утверждены приказом ФНС России от 29 сентября 2022 г. № ЭД-7-11/878@ в приложении № 2. |
Форма снова утверждена. |
|
Оригиналы документов, если они были переданы в отдел кадров |
Оригиналы документов, если они были переданы в отдел кадров |
Разные. |
Без изменений |
|
Платежная квитанция |
Расчетный лист за последний месяц (или рабочий период месяца) |
По форме утвержденной и заявленной в компании. |
Без изменений |
|
Трудовой сертификат на 2 года по форме 182н |
Отменено с 2023 г |
||
|
Справка о доходах на физическое лицо (бывшая Форма 2-НДФЛ, с 2022 года вошла в состав 6-НДФЛ) Примечание. См раздел о запросе работника. |
Выдается по запросу |
||
|
По желанию работника |
|||
|
Справка о доходах работников и НДФЛ по форме приложения 1 для расчета 6-НДФЛ (ранее 2-НДФЛ) |
Утвержден в составе 6-НДФЛ приказом ФНС России от 29.09.2022 № ЭД-7-11/881@ |
Выдается надежно. |
|
|
Справка о среднем заработке для службы занятости |
Справка о среднем заработке для службы занятости |
Форма аттестации утверждена региональными центрами занятости. По Москве: Приложение 1 к приказу ДЦЗН по городу Москве от 24.12.2018 № 1721 |
Без изменений |
|
Приказы о приеме, увольнении, выделениях, переводах |
Приказы о приеме, увольнении, выделениях, переводах |
По формам, используемым в организации |
Без изменений |
|
Плюс |
|||
|
Выписка из формы ДСВ-3 за окончание квартала, переведенных вкладов в накопительную часть пенсии. |
Выдержка из EFS-1. Абзац третий «Сведения о застрахованных лицах, за которых перечисляются дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачивается взнос работодателя» |
УФС-1 утвержден постановлением Правления Пенсионного фонда Российской Федерации от 31 октября 2022 г. № 245п. |
Форма ДСВ-3 включена в единую форму отчетности ЭФС-1, которая направляется в Соцфонд России |
Как уволить сотрудника по собственному желанию
В дополнение к документам из предыдущего раздела нужно подготовить ещё два:
-
Заявление об увольнении.
-
Приказ об увольнении.
Заявление об увольнении
В нём работник в письменной форме должен объяснить, почему он хочет покинуть организацию. Писать заявление можно в свободной форме, главное — включить несколько пунктов:
-
фамилию, имя, отчество и должность;
-
основание увольнения — по собственному желанию;
-
дата предполагаемого увольнения;
-
дата подписания заявления;
-
подпись.
В самом заявлении не должно быть абстрактных формулировок. Работник должен написать своё явное желание уволиться. Если заявление написано некорректно, попросите сотрудника его переписать. А когда оно будет подходить по правилам, поставьте в нём дату, подпись и заключение «согласен». Само заявление можно зарегистрировать в журнале учёта, если такой есть.
Подать заявление об увольнении по собственному желанию работник может за 2 недели до планируемого ухода. Если он на испытательном сроке, то за 3 дня. Есть исключение: если сотрудник поступил в учебное заведение, вышел на пенсию, ухаживает за ребёнком или больным родственником, уволить его нужно в день требования. Так же можно поступить и по взаимной договорённости.
Важно! Отсчёт дней для отработки начинается со следующего рабочего дня после подачи заявления. При этом в расчёт входят выходные и праздники.
Приказ об увольнении
Универсальной формы приказа нет. Её можно разработать самостоятельно и закрепить в учётной политике. Вот, что обязательно должно быть в форме:
-
Название компании.
-
Название документа. «Приказ о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении).
-
Номер приказа по системе учета документов в компании и дата его издания. Дата в этом случае — последний рабочий день сотрудника.
-
Реквизиты трудового договора.
-
Сведения о работнике. Его ФИО, должность, подразделение, номер в табеле.
-
Основание увольнения. В этом случае — инициатива работника.
-
Подпись руководителя компании с расшифровкой.
-
Подпись сотрудника, ее расшифровка и дата, когда он ознакомился с документом.
Примеры по расчету средней заработной платы
Пример №1 Как определить среднею заработную плату
Сотрудник был уволен 05.05.2015. Его заработная плата за февраль составляла 22 000 руб., за март — 22 000 руб., за апрель — 26 000 руб. В учреждении установлена 40-часовая рабочая неделя (пять рабочих дней). Расчетный период — с 01.02.2015 по 30.04.2015 — отработан им полностью. Определим средний заработок сотрудника для службы занятости.
Сумма, фактически начисленная за расчетный период, составит 70 000 руб. (22 000 + 22 000 + 26 000). Количество фактически отработанных дней за расчетный период — 62 раб. дн. (19 + 21 + 22), где 19, 21 и 22 раб. дн. — это рабочие дни согласно производственному календарю за 2015 г. за февраль, март и апрель соответственно.
Средний дневной заработок работника будет равен 1129,03 руб. (70 000 руб. / 62 раб. дн.).
Среднемесячное число рабочих дней в расчетном периоде — 20,67 раб. дн. (62 раб. дн. / 3 мес.).
Средний заработок составит 23 337,05 руб. (1129,03 руб. x 20,67 раб. дн.).
Пример№2 Как определить средний заработок при суммированном учете рабочего времени?
В данном случае средняя заработная плата определяется путем умножения среднего часового заработка на среднемесячное количество рабочих часов в расчетном периоде в зависимости от установленной продолжительности рабочей недели.
Сотрудник был уволен 05.05.2015. Он обратился к работодателю с просьбой предоставить ему справку о среднем заработке для службы занятости. В расчетный период (с 01.02.2015 по 30.04.2015) работнику был установлен суммированный учет рабочего времени. Количество рабочих часов по графику 40-часовой рабочей недели составило:
— в феврале — 152 часа, отработано 156 часов, заработная плата — 20 000 руб.;
— в марте — 168 часов, отработано 162 часа, заработная плата — 18 000 руб.;
— в апреле — 175 часов, отработано 176 часов, заработная плата — 21 000 руб.
Рассчитаем средний заработок работника для службы занятости.
Последствия невыдачи документов и справок для работодателя
В трудовом кодексе предусмотрено, что работодатель безусловно обязан предоставить увольняющемуся все справки, включая обязательные, а также те, для получения которых необходимо подать запрос. При его наличии у компании отсутствуют уважительные причины для отказа в этих бумагах.
При невыполнении работодателем законной просьбы сотрудника последние имеет право:
- подать руководителю заявление, составленное в двух экземплярах, один из которых он вручает секретарю, а второй сохраняет себе, при этом секретарь должен указать на его копии, что заявление было принято;
- направить этот же документ по почте заказным письмом с описью и уведомлением о вручении.
После этого компания в течение трех дней обязана составить все запрошенное.
Дополнительные справки, которые можно запросить у работодателя
Выдача других справок с места работы производится по заявлению работника (ч. 4 ст. 84.1 ТК):
- справка по форме 2-НДФЛ о суммах доходов, полученных по месту работы, и удержанного из них налога (п. 3 ст. 230 НК). Форма утверждена Приказом ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485;
- справка, содержащая информацию о среднем заработке за последние 3 месяца работы у последнего работодателя — запрашивается про оформлении в службе занятости. Форма, которая рекомендована для заполнения, имеется в Письме Минтруда от 15.08.2016 № 16-5/В-421;
- копии приказов, подтверждающих его прием на работу, перемещение и увольнение. Работник вправе запросить также копию трудового договора и работодатель обязан ее выдать даже при условии, что сотрудник копию уже получал.
Заполнение трудовой при увольнении
Выдача бумажной трудовой книжки с записью об увольнении необходима для сотрудников, которые не перешли на электронную трудовую книжку (ЭТК). Начиная с 2023 года новый бланк бумажной трудовой книжки используется только для восстановления утерянной или испорченной книжки. Увольняющемуся сотруднику следует выдавать ту книжку, которая хранится у работодателя.
После получения бумажной трудовой сотрудник должен расписаться в журнале учета трудовых книжек. Название и форма этого документа утверждается работодателем и обязательны для ведения.
При заполнении бумажной трудовой книжки необходимо следовать порядку, утвержденному приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н. В графе 1 следует проставить номер записи, следующий по порядку, в графе 2 указать дату увольнения, в графе 3 — причину увольнения в соответствии с ТК РФ. В графе 4 следует указать реквизиты документа-основания, обычно это номер и дата приказа об увольнении.
Запись об увольнении следует заверить подписью директора или другого работника, ответственного за ведение трудовых книжек. Следует также проставить печать работодателя, если она имеется.
Запись об увольнении следует вносить в последний рабочий день. Раннее заполнение книжки может привести к необходимости исправления или отмены записи, если увольнение отменится или перенесется, например, если работник передумает увольняться по собственному желанию.
Как действовать если у вас на предприятии электронный кадровый документооборот
Если у вас КЭДО, учитывайте при увольнении следующее:
- Выдавайте электронные документы только в том случае, если на в вашей организации введен КЭДО, и сотрудник письменно согласился на его использование. В ЛНА должен быть зафиксирован способ выдачи, например, через систему работодателя или портал «Работа России»
- Все электронные документы должны быть подписаны ЭЦП работодателя, чтобы иметь юридическую силу
- Бумажную трудовую книжку, СТД-Р нельзя выдавать в электронном виде, за исключением случая, когда работник указал именно этот способ получения в заявлении
- Приказ об увольнении также нельзя выдавать в электронном виде. Однако сотрудник может быть ознакомлен с ним в электронно. Работодателю необходимо отправить бумажную копию приказа почтой в течение 3 рабочих дней после его издания или выдать его на руки.
Расчет сотрудника при увольнении по собственному желанию
Расчет сотрудника при увольнении по собственному желанию — это процедура выплаты положенных по закону или в соответствии с локальными нормативными актами вознаграждений и компенсаций. В их число входит: заработная плата за отработанное время, компенсация неиспользованного отпуска, премии, иные компенсации, установленные коллективным или трудовым договором.
При расторжении трудового договора у работодателя появляется обязанность полностью рассчитаться с подчиненным: выплатить ему все заработанные деньги, компенсации, выходные пособия, если они предусмотрены законом или самим соглашением о сотрудничестве. Окончательный расчет при увольнении по собственному желанию производится в последний день работы, но определение его размера производится заранее. Рассмотрим, какие выплаты предусмотрены законом, как производится расчет выплат при увольнении по собственному желанию, что получает сотрудник при увольнении и в какие сроки.
Текущая ситуация на рынке труда
На сегодняшний день рынок труда представляет собой сложную и динамичную систему. Множество организаций предоставляют сведения о среднем заработке своих сотрудников, а также о среднем заработке населения в целом. Эти данные могут быть использованы при оформлении справок о заработной плате или налоговому вычете по доходам.
Порядок оформления справки о заработной плате может различаться в разных случаях. Например, для получения пособий по безработице или социальные субсидии требуется подача свободной формы заявления в соответствующий центр социальной защиты населения. В других случаях справку может выдать банк или агентство по занятости.
Если подразумевается получение справки о заработной плате для оформления кредитных документов или визы, то в большинстве случаев требуется заполнение бланка формы 2-НДФЛ. При этом особенности заполнения и срок выдачи справки могут различаться.
Для оформления справки о среднем заработке необходимо предоставить определенные документы, такие как предыдущая заработная плата, данные о месте работы и должности. В зависимости от требований организации или учреждения, выдающего справку, могут потребоваться и другие документы.
Важно учитывать, что недопустима фальсификация данных о заработке при заполнении справки, так как это может повлечь юридические последствия. Поэтому при заполнении справки необходимо быть внимательным и четко указывать данные о заработной плате.
- Для получения справок о заработной плате в банке необходимо обратиться в отделение банка, где вы открывали счет. Обычно банк выдает справку на основании предоставленных им данных о вашем заработке.
- В случае получения справки через агентство по занятости необходимо обратиться в соответствующий офис. Агентство по занятости может потребовать предоставление документов, подтверждающих вашу занятость и заработную плату.
- Оформление справок о заработной плате в центрах социальной защиты осуществляется в соответствии с их правилами. Чаще всего необходимо предоставить данные о месте работы, должности и заработной плате, а также предоставить подтверждающие документы.
| Требования для оформления справки о заработной плате: | Организация, выдающая справку: |
|---|---|
| Банк | Предоставление документов о месте работы и должности |
| Агентство по занятости | Предоставление документов, подтверждающих занятость и заработную плату |
| Центр социальной защиты | Предоставление данных о месте работы, должности и заработной плате, а также подтверждающих документов |
Требуемые сведения о зарплате
При оформлении справки о заработной плате необходимо указать период, за который она выдается. Также может потребоваться указать данные о предыдущей занятости и среднем заработке.
Для получения справки о заработной плате оформляется заявление в соответствующем организации или центра занятости населения. В некоторых случаях действия могут быть предприняты банками или другими кредитными организациями.
Если предыдущее предприятие ликвидировано или уволено с работы, может потребоваться справка о заработной плате за определенный срок. Кроме того, для получения субсидии или других социальных пособий могут потребоваться сведения о заработке.
Для оформления справки о заработной плате необходимо заполнить определенные данные, такие как фамилия и имя, место работы, должность, срок работы, размер заработка и т.д. Также может потребоваться виза выписки из трудовой книжки или других документов.
- Период заработной платы
- Средний заработок
- Сведения о предыдущей занятости
- Социальные пособия
- Ликвидированное предприятие
- Увольнение с работы
- Документы для выдачи справки
Бланк справки о среднем заработке
Ранее работавшие граждане, обратившиеся за пособием, представляют справку, содержащую сведения о средней заработной плате за 3 последних месяца их работы (п. 2 ст. 3 закона от 19.04.1991 № 1032-1). Справку должен подготовить последний из работодателей, у которых работал гражданин.
Сотрудник может обратиться с просьбой подготовить справку для биржи труда о среднем заработке заранее, еще до дня своего увольнения, и тогда работодатель выдаст ее в последний рабочий день, с трудовой книжкой и прочими документами (ст. 84.1 ТК РФ). Можно запросить справку и позднее, уже уволившись. Тогда бывший работник делает письменный запрос работодателю, а тот обязан подготовить документ в течении 3-х дней (ст. 62 ТК РФ).
Существует ли единая справка о средней заработной плате? Универсального бланка для всех случаев предоставления информации о средней зарплате нет. Для оформления кредита в банке, или получения субсидий в органах соцзащиты, как правило, можно предоставить справку 2-НДФЛ. Работодатель также выдает увольняющемуся сотруднику справку о двухгодичной зарплате по форме 182н, что необходимо для расчета больничных и прочих пособий на новой работе. Но для назначения «безработного» пособия справки такого формата не подходят.
Как составить справку о среднем заработке
Справка о заработной плате — документ, в котором содержится информация о начислениях сотрудника за определенный период времени, а также сведения о продолжительности трудового стажа, должности и данные о работодателе.
Ситуации, в которых может потребоваться информация о средней зарплате, довольно много, например:
- оформление заявки на получение кредита, займа или ссуды;
- при постановке на учет в центре занятости населения;
- для получения визы иностранного государства;
- оформление социальных пособий и страховых выплат (пенсий и больничных);
- судебные разбирательства и споры;
- получение субсидий, установленных законом.
Где потребуются сведения о зарплате
Справка о заработной плате — документ, в котором содержится информация о начислениях сотрудника за определенный период времени, а также сведения о продолжительности трудового стажа, должности и данные о работодателе.
Ситуации, в которых может потребоваться информация о средней зарплате, довольно много, например:
- оформление заявки на получение кредита, займа или ссуды;
- при постановке на учет в центре занятости населения;
- для получения визы иностранного государства;
- оформление социальных пособий и страховых выплат (пенсий и больничных);
- судебные разбирательства и споры;
- получение субсидий, установленных законом.