Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как подписать с помощью ЭЦП документ Word». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Электронный документ в программах AdobeLiveCycle ES, AdobeAcrobat и AdobeReader можно подписать с помощью программы «КриптоПро PDF». Это электронный цифровой модуль, с ним можно создавать электронную подпись в ПДФ формате. Для электронного ПДФ файла плагин формирует переходную ПДФ форму с расширением sig.
До этого полезного изобретения, предпринимателям, другим юридическим и физическим лицам необходимо было личное присутствие для оформления любой документации. С внедрением информационных технологий стало возможным удостоверять бумаги дистанционно. Это значительно упрощает жизнь и ускоряет многие бизнес-процессы.
Цифровая запись, которая является индивидуальным доверительным штампом, представляет собой определенную комбинацию паролей и знаков. Она генерируется специальными программами, находится в файле, который прикрепляется к основному.
На сегодняшний день она котируется во всех инстанциях и служит полноценным эквивалентом личной подписи.
Среди преимуществ:
- высокий уровень надежности и защиты от подделки;
- можно подавать документацию без личного посещения государственных и других инстанций;
- доступно участие в госзакупках и торгах, это обязательное условие для всех участников.
Для предпринимателей цифровой персональный код дает возможность в несколько раз ускорить подачу бумаг, открывает доступ к государственным закупкам.
Установить отдельную программу
Предыдущие варианты подходят исключительно для подписи документов в конкретном формате. Для видеозаписей, фотографий, электронных баз и других материалов, потребуется не плагин, а отдельное программное обеспечение. Все КСЗИ ПО имеет различные версии с отличающимся функционалом, который подходит для некоторых типов расширений. Есть демо-период, в течение которого доступны все функции бесплатно, а затем нужна покупка лицензии.
Можно подписывать как из самой программы, так и выбрав значок в контекстном меню. При выборе задания ПО предложит:
- отметить файл или заверить целую папку, файловое хранилище;
- будет встроенной или сгенерированной отдельно;
- название и вид сертификата.
Стоит учитывать, что если использовать софт в базовой бесплатной версии, то будет доступна только стандартная цифровая, без возможности проверки статуса и времени подписания.
Как подписать документ формата Word и Excel электронной подписью
Форматы Word и Excel чаще всего используются для подачи документов в высшие учебные заведения, для заключения хозяйственных договоров, для подачи исков в суд и пр. Стандартный пакет программ Microsoft Office не позволяет использовать ЭЦП для создания юридически значимого электронного документа. Поэтому в таких случаях используется специальный программный модуль — КриптоПро Office Signature.
Подписать с помощью этого программного модуля документ просто:
- Выберете в главном меню пункт «Сервис», зайдите в «Параметры».
- Далее вам необходимо выбрать подпункт «Безопасность» и выбрать «Цифровые подписи».
- В выпадающем окне вам потребуется выбрать необходимый сертификат электронной подписи, которая установлена на компьютере.
- Далее вы нажимаете «Подписать» и вводите пароль ключевого контейнера.
Какая подпись нужна бюджетникам
Электронная подпись подтверждает каждое действие владельца и придает документу юридическую значимость. Деятельность бюджетного учреждения невозможна без электронной цифровой подписи. Ее используют и руководители, и главные бухгалтера, и администраторы определенной области функционирования организации. Всеи им приходится разбираться, как подписать документ электронной подписью.
Выдачу и использование ЭЦП регулирует ФЗ № 63 от 06.04.2011 «Об электронной подписи». В нем сказано, что существуют:
- Простая ЭП. Необходима для визирования регистров внутреннего и внешнего электронного документооборота. Простой подписью заверяют письма, бланки, спецификации, счета. Основа ее защиты — пароли и кодировка.
- Усиленная неквалифицированная. Она обладает более серьезными механизмами защиты. В основе такой подписи заложена криптографическая обработка данных, она фиксирует пользователей и все вносимые изменения.
- Усиленная квалифицированная.Она наиболее совершенна в плане информационной защиты. Методологию шифрования сертифицирует ФСБ. Все данные, передаваемые по каналами связи и подписанные УК ЭЦП, зашифрованы на высшем уровне. Выдать усиленную ЭЦП могут только те удостоверяющие центры, которые получили специальную аккредитацию.
Именно усиленная квалифицированная ЭЦП должна использоваться в бюджетных учреждениях. Получить ее можно только в территориальных отделениях Федерального казначейства — ТОФК.
Электронные подписи для всех целей
Выделите область, на которую будет наложен штамп. Он обозначен пунктирной линией (см. рис. 4).
Рисунок 4: Выбранная область для определения штампа подписи
При выборе области для определения штампа подписи открывается окно для добавления электронной подписи к документу (см. Рисунок 5). Выберите действующий сертификат для основы в пункте ‘Sign as’.
При необходимости выберите отношение подписи для документа (например, как показано на рисунке 5: «Я утвердил этот документ»). Вы также можете заполнить штамп подписи данными о владельце, изображениями (например, логотипом агентства) и любой другой дополнительной информацией по мере необходимости.
После выбора всех параметров нажмите кнопку Сохранить и подписать.
Рисунок 5: Выбор подписи и установка штампа подписи
Программа попросит вас выбрать место, где вы хотите сохранить подписанный электронной подписью документ. Выберите сайт, на котором вы хотите сохранить файл, и нажмите кнопку Сохранить.
Можно ли иметь 2 ключа ЭЦП
Ответ на этот вопрос – да. Система электронной цифровой подписи предусматривает возможность использования нескольких ключей ЭЦП для одного юридического или физического лица.
В ряде случаев, это необходимо для повышения безопасности документов. Например, если один ключ был утерян или скомпрометирован, то наличие второго ключа позволяет продолжать эффективное использование системы цифровой подписи без риска для данных организации или личных данных пользователя.
Кроме того, наличие двух и более ключей ЭЦП позволяет организации использовать различные сертификаты – например, для работы с подразделениями или отдельными видами документов.
Важно отметить, что использование двух и более ключей ЭЦП требует особой осторожности и ряда мер безопасности, затрагивающих организационные, технические и юридические аспекты работы с системой цифровой подписи.
Можно ли использовать несколько подписей?
Да, в некоторых случаях можно использовать несколько ЭЦП для подписания документа. Это может потребоваться, если, например, документ должен быть подписан несколькими ответственными лицами или если подпись одного пользователя не является достаточной для доказательства подлинности документа.
В таких случаях каждый из подписывающих может использовать свой отдельный сертификат электронной подписи, который будет храниться на его носителе (ключе, токене и т.д.). Каждый из пользователей должен будет пройти процедуру аутентификации для получения доступа к своему сертификату, после чего он может подписать документ своей ЭЦП.
Однако, необходимо учитывать, что использование нескольких ЭЦП для подписания документа может увеличить стоимость процедуры, так как каждый сертификат подписи является платным. Кроме того, такой подход может затруднить проведение проверки подлинности документа, так как каждый сертификат будет связан с отдельным пользователем, что потребует дополнительных процедур проверки на каждого из подписывающих.
Как произвести электронную подпись документа с помощью Криптопро
Криптопро является программным продуктом для работы с электронной подписью, который позволяет производить цифровые подписи в формате SIG. Для того, чтобы поставить электронную подпись на документе, необходимо выполнить следующие действия:
- Установить КриптоПРО CSP – программа обеспечивает работу с электронной подписью и криптографическими ключами.
- Создать сертификат ключа – документ, содержащий публичный ключ, который будет использоваться для подписи документа.
- Присвоить сертификату ключ регистрации в системе – это позволит использовать ключ для электронной подписи документов.
- Открыть документ – необходимо выбрать файл, который требуется подписать.
- Выбрать действие «Подписать» – после этого откроется окно, в котором нужно будет выбрать сертификат ключа и применить его для подписи документа.
После выполнения этих действий документ будет подписан электронной подписью в формате SIG с использованием Криптопро. Эта подпись является безопасной и защищенной от вмешательства. Криптопро является надежным и проверенным инструментом для работы с электронной подписью.
Как работает процесс подписания договора с использованием электронных цифровых подписей
Подписание договора с использованием электронных цифровых подписей (ЭЦП) – это современный и безопасный способ заключения сделок, который позволяет участникам сделки подписывать документы электронным путем без необходимости личного присутствия.
Процесс подписания договора с использованием ЭЦП начинается с создания электронного документа, который нужно подписать. Документ может быть создан в различных форматах, например, в текстовом или PDF. Затем документ загружается на платформу или программу, которая поддерживает работу с ЭЦП.
Далее каждая сторона, желающая подписать договор, должна получить свой сертификат ЭЦП, который является цифровым аналогом обычной подписи. Сертификаты выдаются удостоверяющими центрами, которые проверяют личность и подлинность подписанта.
После получения сертификата каждая сторона открывает документ на платформе или программе и добавляет свою электронную подпись. ЭЦП хранится в сертификате и гарантирует целостность и подлинность документа. Электронная подпись также может быть защищена паролем или пин-кодом для дополнительной безопасности.
После того, как все стороны подписали документ, он считается юридически действительным. Электронный договор с электронными цифровыми подписями имеет такую же юридическую силу, как и обычный бумажный договор, и может использоваться в суде как доказательство.
Законодательные аспекты использования электронных цифровых подписей в России
В России использование электронных цифровых подписей (ЭЦП) регулируется законодательством, которое предусматривает их правовой статус и правила использования.
Закон «Об электронной цифровой подписи», принятый в 2002 году, определяет понятие электронной цифровой подписи и устанавливает требования к ее использованию. Согласно закону, электронная цифровая подпись является средством идентификации и подтверждения авторства электронных документов.
Для использования электронной цифровой подписи необходимо получить специальный сертификат, который выдается удостоверяющим центром. Сертификат содержит информацию о владельце ЭЦП и позволяет проверить подлинность подписи.
В России существует несколько удостоверяющих центров, которые имеют право выдавать сертификаты на использование электронной цифровой подписи. Каждый удостоверяющий центр должен иметь лицензию на осуществление такой деятельности.
Как выглядит электронная подпись?
Как выглядит документ, подписанный электронной подписью? Зависит от уровня безопасности ЭП. В разных случаях это может быть:
- Сочетание буквенных и цифровых символов, в котором скрыт код ключа, указанный в сертификате.
- Графическое изображение. Оно напоминает обычный оттиск или печать организации. Дополнительно подписант может использовать стикер с комментарием или поручением получателю.
- Невидимая ЭП. Она считается оснащенной самым высоким уровнем безопасности. Простой пользователь не сможет ее распознать, соответственно, подделать ее невозможно. Такой вид подписи чаще всего применяется в документах, создаваемых в продуктах MS Office. ЭП не видна в данном случае, а шифрование создается как метаданные. Понять, подписан ли документ ЭП, можно по специальному символу, который отображается в строке «Состояние» внизу экрана. В заверенную форму нельзя вносить изменения.
Что такое электронная подпись
ЭП – реквизит документа в электронной форме, позволяющий подтвердить личность подписанта, и зафиксировать предоставленные ним данные.
Такая подпись невидима и не переносится «физически». Визуализация ее не предусмотрена, даже при открытии документа. Зафиксирован будет только факт подписания. Подпись воссоздается с помощью уникальной последовательности символов, и называется еще «цифровой».
Федеральным законом №63 «Об электронной подписи» от 06.04.2011 года, в последней редакции, используется понятие «электронная подпись», и сокращенное обозначение «ЭП».
Тогда как в поисковике интернета лучше вводить устаревшую аббревиатуру «ЭЦП», что значит «электронная цифровая подпись», и поможет найти разыскиваемую информацию с большей вероятностью.
Как подписать документ в электронном документообороте ЭДО
В электронном документообороте на документ подпись не ставится, она для него формируется в онлайн формате. Как это выглядит для пользователя, зависит от того, где он хранит свой сертификат подписи. Рассмотрим пример подписи электронного документа в сервисе электронного документооборота Контур.Диадок.
Если на рабочем компьютере или в реестре — он нажимает кнопку «Подписать» в ящике Диадока, система обращается к сертификату и формирует файл электронной подписи.
Электронная подпись бывает отсоединенной и присоединенной. Отсоединенная подпись формируется в отдельном файле. При создании присоединенной подписи формируется файл, который содержит документ и саму подпись.
Диадок проверяет оба типа подписи на входящих документах, но для тех документов, которые подписываются в нем, он формирует отсоединенную подпись.
Сравнение программ для создания электронной подписи
Плагины КриптоПроОтдельная программа CryptoARMОнлайн-сервис Контур.КриптоЦенаФорматы документовПодпись/пакетная подписьСоздает совершенствоподпись ванной комнатыПрикрепленный / ОтсоединенныйФункции проверки, шифрования и дешифрования
| Оплаченный | Бесплатна только базовая версия Старт | Все функции доступны бесплатно |
| Ворд и Эксель, PDF | Каждый | Каждый |
| Есть | Есть | Есть |
| Есть | Только в платных версиях | Есть |
| Есть | Прикрепленный / Отсоединенный | Только офлайн |
| Есть | Только в платных версиях | Есть |
Сравнение ПО для создания ЭЦП
Программы для создания и проверки ЭП различаются возможностями, стоимостью, принципом работы. Преимущества и недостатки сервисов удобно оценить в специальной таблице сравнения ПО.
| Плагины КриптоПро | КриптоАрм | ViPNet CryptoFile | Онлайн-сервис Крипто Контур | |
| Стоимость | Платные | Бесплатная только стартовая версия | Бесплатно | Бесплатно |
| Пакетная подпись | Есть | Есть | Нет | Есть |
| Форматы | Word, Excel, PDF | Все | Все | Все |
| Объем файла | Без ограничений | Без ограничений | Без ограничений | До 100 Мб |
| Формирование усовершенствованной ЭП | Есть | В версии стандарт и базовая | Нет | Есть |
| Тип ЭП | Отсоединенная
/присоединенная |
Отсоединенная
/присоединенная |
Отсоединенная
/присоединенная |
Только отсоединенная |
| Дополнительные функции шифрования, проверки, расшифрования | Есть | В версии стандарт и базовая | Нет | Есть |
Установка специальных программ для работы с ЭП
Если необходимо подписывать документы, формат которых не подходит для таких программ как Ворд, Excel, Adobe Reader и подобных, разработчики предлагают установку специального программного обеспечения. В качестве примера можно рассмотреть программу КриптоАРМ. Пользователям предлагается несколько версий этой утилиты.
Обратите внимание! Базовая версия «старт» обладает ограниченным функционалом, но она предлагается полностью бесплатно. Все остальные версии работают бесплатно только во время тестового периода. Чтобы продолжить использование улучшенных версий программы после окончания теста, пользователю потребуется купить лицензию.
В зависимости от установленной версии Windows или самой программы КриптоАРМ, алгоритм по подписанию документов будет немного отличаться. Поскольку такое программное обеспечение появилась на рынке сравнительно недавно, разработчики предлагают подробную инструкцию по использованию. Для этого нужно выбрать раздел «подписать», после чего следовать предлагаемым вариантам.
На выбор программа может предлагать такие пункты, как:
- Количество файлов. Пользователь может подписать 1, 2 или более файлов, а также поставить свою подпись на целую папку с документами.
- Формат подписи. Она может быть встроенной или отдельной. Встроенная подпись располагается непосредственно внутри документа, а отдельная – в отдельном файле.
- Сертификат. Предлагается, если у пользователя есть более чем 1 ЭЦП.