Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Нужно ли возвращать переплату по зарплате?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При обнаружении излишне начисленной и выплаченной суммы следует помнить, что часть этой суммы составляет налог на доходы. Таким образом, излишняя выплата «разбивается» на две самостоятельные суммы и отражается разными проводками.
- Излишние начисления и выплаты по заработной плате без проблем можно вернуть организации, только имея письменное согласие работника, в отношении которого допущена переплата, и только при соблюдении месячного срока после того, что установлен работнику на добровольное погашение.
- В иных случаях возврат может оспариваться, в том числе и в судебном порядке, несмотря на законодательно прописанную возможность возврата долга. Обнаруженная ошибка в выплатах должна быть зафиксирована актом, который подписывается внутренней комиссией организации. С актом необходимо ознакомить работника.
- Бухгалтер, допустивший ошибку, несет материальную ответственность за нее в соответствии с законом.
- Корреспонденции счетов, применяемые для учета переплат по зарплате, представляют собой сторнировочные записи ранее сделанных проводок. Излишне выплаченная на руки сумма отражается на Дт 73 счета. Ее погашение работником отражается на Дт соответствующих счетов, в зависимости от способа погашения. Если убыток вернуть невозможно, он переносится на Дт 76, а затем фиксируется по Дт 91/2.
Когда переплату удержать нельзя
В случаях, не предусмотренных статьей 137 ТК РФ, удержать переплату без согласия работника нельзя. Так, не получится взыскать с сотрудника излишне выплаченную зарплату, если, например:
- переплата возникла из-за технической ошибки (сбоя в компьютерной программе). Такой вывод следует из определения Верховного суда РФ от 20.01.2012 № 59-В11-17;
- работнику ошибочно выплатили зарплату за один и тот же месяц дважды. К примеру – один раз перечислили на карту, а другой – выдали из кассы.
В подобных случаях возместить переплату работник может только по собственному желанию. То есть, работодатель вправе предложить сотруднику вернуть излишне полученные деньги добровольно. При этом целесообразно попросить работника оформить свое согласие письменно. Если же сотрудник отказывается возместить переплату, организация может обратиться в суд. Доказательствами в суде в этом случае могут быть:
- справки от ИТ-специалистов, свидетельствующие о том, что сбой компьютерной программы действительно имел место;
- справки из банка о том, что зарплата сотрудником была получена на карту;
- ведомость (расходный кассовый ордер) получения зарплаты в кассе с подписью сотрудника;
- документы, подтверждающие суммы начисленной сотруднику зарплаты (расчетные ведомости, лицевой счет).
Как вернуть переплату по зарплате
Работодатель, который обнаружил переплату по зарплате, должен составить акт и письменно уведомить сотрудника об этом факте, предложив вернуть деньги в определенный срок.
Далее возможны несколько вариантов.
Сотрудник добровольно возвращает деньги в установленный срок. Тогда никаких проблем не возникает.
Сотрудник согласен на то, чтобы переплату удерживали из его зарплаты. По мнению Роструда, работодатель должен получить это согласие также в письменном виде (письмо от 09.08.2007 № 3044-6-0). Получить согласие сотрудника и издать приказ об удержании следует в течение месяца после истечения срока для добровольного возврата. Удерживать в общем случае можно не более 20% с каждой выплаты.
Сотрудник оспаривает основание для переплаты или её сумму. В этом случае работодателю остается только обратиться в суд. Здесь возникает вопрос по сроку исковой давности. В статье 392 ТК РФ сказано, что работодатель может подать иск о возмещении ущерба, нанесенного сотрудником, в течение года после его обнаружения.
Однако переплату по зарплате во многих случаях нельзя считать ущербом, возникшим по вине сотрудника. Например, если работодатель сам ошибся при начислении зарплаты, то работник здесь точно ни при чем. Тогда излишнюю выплату зарплаты можно считать неосновательным обогащением сотрудника и применить к ситуации общий срок исковой давности — 3 года.
Но, чтобы избежать проблем, работодателю все-таки лучше подать иск в течение года после обнаружения переплаты.
Суд отказал работодателю, но установлено, что переплата возникла по причине ошибки бухгалтера. В этом случае работодатель может взыскать переплату по зарплате с того специалиста, который допустил ошибку в начислениях.
Может ли работодатель рассчитывать на возврат, если переплатил работнику при увольнении?
Только в случае, если сотруднику при увольнении заплатили больше из-за ошибки в расчетах (арифметической/счетной ошибки). Министерство труда пояснило, что такой ошибкой называют просчеты бухгалтерских работников — вместо того, чтобы сложить два значения, они их перемножили. Естественно, в современном мире практически никто не считает зарплату и другие выплаты вручную — работодатели перешли на специальное программное обеспечение, которое ведет расчеты. В связи с этим в случае переплаты необходимо установить, какая именно ошибка была допущена: счетная или техническая — если техническая, и работник откажется возвращать деньги, то даже через суд их не удастся вернуть.
К техническим ошибкам, из-за которых работодатель не сможет вернуть деньги, суды относят: опечатки, задвоение платежей, внесение ошибочной информации в программу расчета заработной платы, неправильное толкование закона или внутренних актов компании о зарплате/премировании и т. д.
Если произошла счетная ошибка, работодатель должен письменно уведомить сотрудника о произошедшем и указать срок для возврата денежных средств. Если работник добровольно не погасит долг, работодатель вправе издать приказ об удержании денег из будущих поступлений. Обязательное условие: работник должен быть ознакомлен с приказом и указать, что он согласен с порядком и суммой удержания. Если между работником и работодателем не достигнуто соглашение — работодателю остается только идти в суд, чтобы вернуть излишне выплаченные деньги. В суде ему придется доказывать, что причиной переплаты явилась именно счетная ошибка — в ином случае суд встанет на сторону работника.
Как удержать у сотрудника излишне выплаченную зарплату — НалогОбзор.Инфо
Взыскать с сотрудника излишне выплаченную зарплату можно, если:
- излишняя выплата произошла в результате счетной ошибки. При этом под счетной ошибкой понимается арифметическая ошибка, то есть ошибка, допущенная при арифметических подсчетах (письмо Роструда от 1 октября 2012 г. № 1286-6-1, определение Верховного суда РФ от 20 января 2012 г. № 59-В11-17);
- доказана вина сотрудника в невыполнении норм труда или в простое (эти обстоятельства должны быть установлены комиссией по трудовым спорам или судом);
- ошибка была вызвана неправомерными действиями самого сотрудника. Например, если он подал в бухгалтерию неправильные документы на стандартные налоговые вычеты (это обстоятельство должно быть подтверждено судом).
Такие правила установлены статьей 137 Трудового кодекса РФ.
Как составить претензию
Ни один нормативный правовой акт не регулирует форму претензии на имя работодателя. Поэтому составляется она произвольно согласно общим правилам делопроизводства. Ориентироваться при написании следует на имеющиеся образцы подобных документов.
Желательно, чтобы текст претензии включал следующую информацию:
- Основные данные отправителя (ФИО, занимаемая на производстве должность, наименование отдела и т. п.).
- Основные данные адресата. Это может быть генеральный директор, или иной руководитель предприятия. Необходимо указать его ФИО и должность.
- Наименование документа. Например: претензия о задержке заработной платы.
- Изложение основной сути проблемы. Здесь следует указать, какого числа работодатель должен был выплатить зарплату, количество дней просрочки, сумму задолженности и дать ссылки на действующее трудовое законодательство. Следует перечислить не только какие права нарушает работодатель, но и обозначить последствия этих нарушений для сотрудника. Например, невозможность оплатить покупку лекарств, ухудшение состояния ребенка по причине скудного рациона, отсутствие средств на поездку в отпуск и пр.
- Оповещение о своих дальнейших действиях в случае непогашения задолженности в ближайшие дни. Желательно не указывать срок более трех недель. Допустимо установить также какой-то срок для предоставления ответа на претензию. В таком случае нужно обозначить не только временной промежуток, но и способ, которым работодатель сможет его предоставить.
- Перечень прилагаемых документов. К претензии можно приложить копию трудового договора, квитанции на оплату услуг юриста, заключения врачей с рецептами и рекомендациями по прохождению лечения и пр.
- Дата составления документа.
- Подпись подателя с расшифровкой.
По желанию автор может включить в текст документа условие о выплате ему определенной суммы в качестве компенсации морального вреда и/или средств на оплату услуг юриста, если податель обращался за получением консультации и сохранил чек об оплате.
Что такое счетная ошибка?
Арифметическая ошибка, например, при сложении составных частей заработной платы.
Примечание: счетной следует считать ошибку, допущенную в арифметических действиях (действиях, связанных с подсчетом) (Определение ВС РФ от 20.01.2012 № 59-В11-17)
Неправильное применение норм законодательства, например:
– оплата отпуска большей продолжительности;
– оплата всех часов сверхурочной работы в двойном размере.
Неправильное применение нормативно-правовых актов организации, в том числе:
– начисление дополнительных выплат, которые не установлены данному работнику
Ошибка в результате сбоя бухгалтерской программы.
Примечание: в настоящее время сложилась противоречивая судебная практика:
– в большем размере из-за технической ошибки при вводе данных.
Документальное оформление возврата излишних выплат
Обнаружив факт ошибки, бухгалтер обязан сообщить о нем руководству фирмы. Далее составляется акт, в котором фиксируются факт переплаты, сумма, период начисления и другие существенные сведения. Членами комиссии, подписывающими акт, могут быть: бухгалтер-расчетчик, главный бухгалтер, кассир и пр.
Второй экземпляр документа либо его копия направляется сотруднику, в отношении которого произошла ошибка. К акту прилагается официальное письмо уведомительного характера о необходимости погашения излишне выплаченной суммы в определенный срок.
Если работник не возражает, то на основании его заявления сумма гасится наличными деньгами либо безналичным удержанием из заработной платы на иных, согласованных с администрацией, условиях. Часто такое погашение происходит в рассрочку. Согласно ст. 138 ТК РФ удержание по общему правилу возможно в размере не более 20% с каждой зарплаты. При этом следует учитывать, что у работника, кроме указанной суммы к погашению, могут быть и другие удержания.
Если работник соглашается в письменной форме погасить долг наличными в кассу либо внести добровольно на счет фирмы, но срок этот истек, а долг не погашен, то в течение последующего месяца руководитель издает приказ на вычет суммы долга из заработной платы работника. Если работник уведомление проигнорировал или погасить переплату отказывается, работодатель может обратиться в суд.
Вопрос с работником, который при увольнении получил «на руки» больше положенного по закону, решается таким же порядком, как указано выше. В уведомлении целесообразно сразу указать на возможность обращения в суд при непогашении задолженности. Уволенные сотрудники в большинстве случаев добровольно гасить переплату отказываются.
Как оформить и отразить в бухучете возврат в кассу заработной платы, излишне выплаченной работнику?
Как вернуть переплату по выплате зарплаты
Зарплата и кадры.
Предмет спора: взыскать ошибочно выплаченную зарплату с бывшего сотрудника можно только в том случае, если при начислении зарплаты была допущена счетная ошибка при ее начислении.
Ситуация ООО ошибочно начислило и выплатило своему сотруднику зарплату за 5 рабочих дней в ноябре года. В эти дни сотрудник трудовых обязанностей не выполнял и вообще отсутствовал на рабочем месте.
Если работник добровольно вернет неотработанный аванс, дебетовое сальдо по счету 70 будет автоматически погашено. А поскольку с суммы аванса страховые взносы и НДФЛ не платятся, то при возврате никаких корректировок делать не придется.
При этом взносы, которые были перечислены в ПФР, ФСС и ФОМС с суммы отпускных, становятся излишне уплаченными. Следовательно, их нужно отразить в отчетности перед фондами как переплату.
Возврат излишне выплаченной зарплаты – Бухгалтерия
Для этого необходимо, как и в случае, когда сотрудник продолжает работать в учреждении, составить акт и уведомление, в котором также потребовать вернуть излишне выплаченную сумму заработной платы в добровольном порядке, но дописать, что если работник этого не сделает, то учреждение обратится в суд.
Учреждение имеет право обратиться в суд, так как согласно ст. 1102 ГК РФ лицо, которое неосновательно обогатилось за счет другого лица, обязано возвратить последнему это неосновательное обогащение, за исключением случаев, предусмотренных ст.
1109 данного кодекса. В пункте 3 ст.
1119 ГК РФ сказано, что не подлежат возврату в качестве неосновательного обогащения заработная плата и приравненные к ней платежи, пенсии, пособия, стипендии, суммы возмещения вреда, причиненного жизни или здоровью, алименты и иные денежные суммы, предоставленные гражданину в качестве средств к существованию, при отсутствии недобросовестности с его стороны и счетной ошибки.
Таким образом, если работодатель выплатил сотруднику заработную плату в большем размере из-за счетной ошибки, на основании гражданского законодательства он имеет право потребовать вернуть эту сумму даже в том случае, если сотрудник уволился.
К сведению
При обращении в суд работодателю необходимо подготовить:
- трудовой договор с бывшим сотрудником;
- документы по расчету и выплате заработной платы;
- акт комиссии о выявленной счетной ошибке;
- уведомление, которое было направлено сотруднику, с предложением добровольно вернуть излишне выплаченную ему заработную плату.
Чтобы ответить на этот вопрос, необходимо рассмотреть две ситуации: когда с работником заключен договор о материальной ответственности и когда такой договор не заключен. Согласно ст.
244 ТК РФ письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности могут заключаться с работниками, достигшими возраста 18 лет и непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество.
Счетная ошибка и судебная практика
Наличие счетной (арифметической) ошибки – наиболее частый аргумент работодателя при удержании излишне выплаченных сумм оплаты за труд. Однако судебная практика в этой сфере чаще всего складывается не в пользу организаций.
Пример: Мособлсуд в своем определении №33-19764 от 12-10-10 г. высказал мнение, что переплата не может являться счетной ошибкой, а является следствием неправильного применения работодателем законодательства по труду. По мнению судей, переплату нельзя отнести и к суммам необоснованного обогащения (ГК РФ, ст. 1109). Работник возвращать излишне выплаченные ему средства не обязан. Кроме того, не все суды признают сбой в работе бухгалтерской программы счетной ошибкой.
Пример: Свердловский облсуд определением по делу №33-7642/2016 от 21-04-16 г. не признал техническую ошибку счетной, а Самарский облсуд в определении №33-302/2012 от 18-01-12 г. – признал.
Когда работники могут оспорить удержание из зарплаты
Еще раз обратим внимание на то, что удерживать деньги с зарплаты работника нужно строго в соответствии с трудовым законодательством.
Это касается не только оформления согласия работника и приказа работодателя об удержании, — нужно правильно оформить документы-основания этих удержаний.
Если работодатель неправильно оформит документы-основания, высока вероятность, что работник оспорит все «вычеты».
Например, нужно доказать, что именно этот работник виноват в поломке именно этой вещи, или, что была недостача, и она произошла именно из-за этого работника. По каждому случаю работодателю следует провести ряд мероприятий и оформить нужные документы. Иначе удержания незаконны.
Если осуществить удержание невозможно
Случается, что вернуть ошибочно выплаченную зарплату невозможно. Например, сотрудник уволился и уехал. В подобных случаях сумму переплаты взыскать нереально, и она признается безнадежной дебиторской задолженностью. Сумму долга списывают за счет средств резерва по сомнительным долгам (при его наличии) либо, если резерв не создан, относят на убыток, включив ее в состав прочих затрат.
В учете списание долга по зарплате отражается проводками:
- Д/т 76 К/т 73 – списана излишне выплаченная зарплата;
- Д/т 91-2 К/т 76 – списан долг по зарплате, нереальный ко взысканию.
Работодатель удерживает деньги
По заявлению сотруднику излишне выплаченную зарплату работодатель может удержать сам. Для этого делают записи:
- Дебет 70 Кредит 73 – удержана из зарплаты излишне выданная сумма
В месяце ошибочного начисления делают сторнирующие записи по начислению зарплаты, налогов и взносов.
Пример:
Работник написал заявление на удержание из зарплаты за июнь (по начислению 24 780 руб.) излишне выплаченной суммы в размере 3500 руб. за май.
Проводки:
| Счет Дт | Счет Кт | Описание проводки | Сумма проводки | Документ-основание |
| 26 | 70 | Начислена зарплата сотруднику | 24 780 | Ведомость по начислению заработной платы |
| 70 | 68 НДФЛ | Удержан налог из зарплаты | 3221,40 | Ведомость по начислению заработной платы |
| 70 | 73 | Удержаны из зарплаты излишне выплаченные деньги | 3500 | Ведомость по начислению заработной платы |
| 70 | 50 | Сотруднику выплачена зарплата за июнь за минусом удержания | 18 058,6 | Расходный кассовый ордер |
То обстоятельство, что компания нарушила сроки выплаты сотруднику в связи с его увольнением, в рассматриваемой ситуации большого значения иметь не будет. Однако сама по себе ситуация для работодателя достаточно непростая, и исход дела будет во многом зависеть от того, будет ли суд рассматривать спор с позиций трудового права или с позиций гражданского права. С позиций трудового права шансов на победу у работодателя практически нет. Поэтому компании надо постараться убедить суд в том, что повторно перечисленная работнику сумма представляет собой неосновательное обогащение в рамках гражданско-правовых отношений (ст. 1102 ГК РФ).