Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как установить суммированный учет рабочего времени». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Продолжительность рабочего времени за учетный период не должна превышать нормального количества часов, установленных для данного периода. Работодатель обязан организовать труд своих подчиненных таким образом, чтобы норма не перерабатывалась (увеличение количества отработанных часов в какой-либо из дней в период должно компенсироваться соответствующим уменьшением количества времени в другой день). Именно для этого и нужен суммированный учет рабочего времени (2023).
Правила суммированного учета рабочего времени
Подытожим требования к СУРВ: работодатель при планировании такого режима работы должен учитывать следующие важные моменты.
- СУРВ в обязательном порядке вводится в организациях, которые не могут обеспечить постоянное соблюдение рабочих часов в продолжение рабочего дня (смены) или недели.
- Количество отработанного времени при СУРВ за учетный период не должно превышать предусмотренное законодательными нормами.
- График СУРВ обязателен при организации посменного режима труда и желателен при всех остальных режимах.
- Учетный период при режиме СУРВ устанавливается произвольно, кроме тех видов деятельности, где он предусмотрен законом, и его неправомерно устанавливать длиннее 1 года.
- В графике СУРВ обязательно должны быть регламентированы следующие позиции:
- начало и завершение трудового процесса;
- длительность смены (рабочего дня) в часах;
- периодичность рабочих смен и выходных дней;
- время междусменного отдыха.
- Запрещается закладывать в график существенную переработку (это чревато админответственностью), нежелательна и недоработка. Если фактически произошло то или другое, это должно быть компенсировано работодателем в установленном законом порядке.
- Сверхурочные часы вычисляются и оплачиваются после истечения учетного периода.
- Работа в государственные праздники по графику входит в общую норму часов, хотя и дополнительно оплачивается или компенсируется, не являясь при этом сверхурочной.
- Для работника, приступившего к своим обязанностям не в начале учетного периода, общая часовая норма уменьшается.
- Отсутствие сотрудника по уважительной причине, в частности, из-за больничного или отпуска, исключает пропущенные часы из его нормы по учетному периоду.
Кому и зачем нужно применять суммированный учет
Закон обязывает учитывать рабочее время суммировано, если работа организована вахтовым методом (ст. 300 ТК РФ). Однако такой подход выгоден работодателю и при любом другом «нестандартном» режиме работы, поскольку позволяет оптимизировать затраты на оплату труда.
По общему правилу (ст. 91 ТК РФ), нормальная продолжительность рабочего времени – не более 40 часов в неделю. Превышение считается сверхурочной работой. Это влечет для работодателя такие последствия:
- Увеличение расходов на оплату труда. Сверхурочные часы оплачиваются дополнительно по правилам ст. 152 ТК РФ.
- Необходимость отслеживать длительность переработки исходя из нормы, приведенной в ст. 99 ТК РФ: не более 4 часов в течение двух дней подряд и не более 120 часов в год.
Выходные и праздники: как их оплачивать
Ст. 153 ТК РФ обязывает работодателей оплачивать работу в выходные и нерабочие праздничные дни в двойном размере. Другой вариант – оплата в одинарном размере + дополнительный выходной.
Но при суммированном учете есть нюансы:
- Выходным для работника считается день, который в его графике запланирован как выходной. Если по графику сотрудник работает в субботу или воскресенье – это для него обычный рабочий день, который оплачивается в одинарном размере.
- Если рабочий день сотрудника по графику приходится на праздничный нерабочий день, например, на 8 марта или 1 мая, то такой день нужно оплачивать в двойном размере. Так считают контролирующие органы (письмо Минтруда 30.11.2021 № 14-6/В-1352). Отработанные в такой день часы включаются в месячную норму рабочего времени.
- Если нерабочий праздничный день уже оплачен внутри учетного периода, то по его окончании доплачивать не нужно (решение Верховного Суда РФ от 30.11.2005 № ГКПИ05-1341).
- Если сотрудник привлекался к работе в свой выходной сверх нормативного для учетного периода количества часов, то оплачивать переработку нужно в двойном размере.
ГРАФИК РАБОТЫ (СМЕННОСТИ)
Графики работы (сменности) составляются на различные периоды времени. При применении суммированного учета рабочего времени график может составляться на учетный период. ТК РФ содержит норму, регламентирующую срок доведения графика до сведения работников, но не период, на который он должен составляться.
При составлении графика работы (сменности) работодателю необходимо соблюдать следующие правила.
Правило 1. Количество распределяемых часов работы не может превышать нормальное число рабочих часов за учетный период.
Правило 2. Работа в течение двух смен подряд (даже с согласия работника) запрещается (ч. 5 ст. 103 ТК РФ).
Правило 3. Продолжительность ежедневного (междусменного) отдыха должна быть закреплена в локальном нормативном акте или определена коллективным договором, а также в графиках сменности (ст. 107 ТК РФ).
При этом для некоторых режимов работы междусменный отдых может быть установлен отдельными правовыми актами.
При вахтовом методе организации работ продолжительность ежедневного (междусменного) отдыха работников с учетом обеденных перерывов может быть уменьшена до 12 часов. Недоиспользованные в этом случае часы отдыха, а также дни еженедельного отдыха суммируются и предоставляются в виде дополнительных свободных от работы дней (дни междувахтового отдыха) в течение учетного периода (п. 4.3 Основных положений о вахтовом методе организации работ, утв. постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС, Минздрава СССР от 31.12.1987 № 794/33-82; далее — Положение о вахтовом методе).
Правило 4. Продолжительность еженедельного отдыха, установленная ст. 110 ТК РФ (не менее 42 часов еженедельно), должна соблюдаться в среднем за учетный период.
Правило 5. Если более половины времени смены выпадает на ночное время, то по общему правилу ее продолжительность сокращается на один час без последующей отработки (ч. 2 ст. 96 ТК РФ).
Правило 6. Максимальная продолжительность рабочей смены законодательно установлена только отдельным категориям работников.
Продолжительность работы отдельных категорий работников железнодорожного транспорта, непосредственно связанных с движением поездов, установлена приказом МПС России от 05.03.2004 № 7 «Об утверждении Положения об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха, условий труда отдельных категорий работников железнодорожного транспорта, непосредственно связанных с движением поездов».
На практике она обычно составляет 10-12 часов.
Правило 7. Смены работников учитываются за вычетом часов, отработанных сверхурочно.
Правило 8. Необходим учет категорий работников, для которых установлена особая продолжительность рабочего дня (смены), а также работников с сокращенной продолжительностью рабочего времени (ст. 94 ТК РФ).
При оформлении такого графика работодателю следует также учитывать, что непременным условием сохранения и повышения работоспособности сотрудников является установление оптимального для конкретных условий чередования времени работы и отдыха. В связи с этим графики должны предусматривать:
1) соответствие режиму работы производственного участка, структурного подразделения во времени (принятому количеству рабочих смен, установленной продолжительности рабочего дня и рабочей недели);
2) правильное чередование дней работы и дней отдыха;
3) правильное чередование смен;
Известно, что работа в ночное время менее производительна и, если она носит постоянный характер, вредно отражается на здоровье. Поэтому возникает необходимость в чередовании работы для отдельных работников по сменам. Переход работников из одной смены в другую называется ломкой смен. Ломка смен может проходить в восходящем порядке — из третьей смены во вторую, из второй в первую, из первой в третью; и в нисходящем порядке — из первой смены во вторую, из второй в третью, из третьей в первую. Наиболее целесообразно проводить ломку смен после выходного дня.
4) соблюдение постоянного численного состава смежных звеньев бригады в одни и те же смены. Плановые сменные задания обычно постоянны, поэтому для обеспечения их выполнения желательно соблюдать и постоянный численный состав звеньев бригады в одни и те же смены;
5) соблюдение постоянного персонального состава бригады в одни и те же смены. Этим обеспечивается большая согласованность действий бригады и, как следствие, более высокая производительность, чем при изменяющемся составе.
Графики работы (сменности) можно классифицировать по признакам (табл. 1).
Порядок применения СУРВ: что говорит закон
Законодательно закреплено несколько основных положений, которые необходимо соблюсти при вводе на предприятии суммированного учета рабочего времени.
- Переработки могут компенсироваться недоработками только внутри одного отчетного периода. Компенсация в следующем периоде не допускается — в этом случае сверхурочная работа должна быть оплачена по повышенному тарифу (либо сотруднику, по согласованию с ним, предоставляются дополнительные выходные дни).Подсчет сверхурочных часов производится на дату окончания рабочего периода или на дату увольнения сотрудника, если увольнение наступило раньше.
- Суммированный учет рабочего времени не отменяет обязательности оплаты ночных часов по повышенному тарифу, даже если они запланированы в графике работы. Ставка за каждый час, приходящийся на ночное время, увеличивается как минимум на 20%.
- Работа в праздники при суммированном учете рабочего времени входит в норму часов и не является сверхурочной. Однако она должна оплачиваться в двойном размере, и не по окончании учетного периода, а по итогам рабочего месяца.
- Для сотрудника, который приступил к своим обязанностям не в начале учетного периода, норма рабочих часов должна быть уменьшена на то количество, которое он физически не мог отработать, не будучи еще принят в организацию.
- Если сотрудник пропускает часть отчетного периода по уважительной причине (отпуск или больничный), он не должен отрабатывать часы, не вошедшие в норму.
ТК РФ — это основной нормативный документ, регулирующий трудовые взаимоотношения в РФ. Согласно ст. 57, работодатель обязан в трудовом договоре указать график труда, начало и срок смены, кроме того, в целях расчета заработка он должен обеспечивать учет реально отработанного времени. Законодатель нормирует предельную длительность рабочего времени — не более 40 часов в неделю (для некоторых категорий трудящихся предусмотрена сокращенная ее длительность).
Суммированный учет рабочего времени (общие правила и отдельные тонкости) регламентируется не только Трудовым кодексом, но и внутренними актами предприятия. Работодатель обязан, разрабатывая их, учитывать общие, императивные нормы законодательства.
Статья 104 не дает конкретного определения суммированного учета. Но его суть очевидна — учет продолжительности трудовой деятельности производится не за день или неделю, как обычно, а за более длительный период.
Дело в том, что существуют виды работ, при которых невозможно соблюсти график пятидневной восьмичасовой рабочей недели. Это касается деятельности, требующей рабочего дня большей продолжительности.
Учетный период год: что это значит?
Учетный период год – это временной промежуток, за который происходит учет суммарного рабочего времени работников организации. В соответствии с законодательством РФ учетный период год составляет 12 месяцев или 52 недели.
Учетный период год используется при суммированном учете рабочего времени, который предполагает распределение рабочего времени работников организации в пределах учетного периода без привязки к конкретному дню или часу. Такой вид учета позволяет работникам самостоятельно планировать свое время и улучшить баланс между работой и личной жизнью.
Важно отметить, что учетный период год может быть изменен при наличии соответствующего соглашения между работодателем и работником, а также при необходимости внесения изменений в коллективный договор. Также изменение учетного периода может потребоваться в случае изменения структуры производства или организации труда работников.
Работодатель обязан вести учет суммарного рабочего времени в течение учетного периода года и представлять работникам информацию о количестве отработанных ими часов. Недостаточная планировка рабочего времени или невыполнение работником установленных норм времени может привести к нарушению законодательства и ответственности со стороны работодателя и работника.
Расчет заработной платы и налогов при суммированном учете рабочего времени в учетном периоде год
Суммированный учет рабочего времени – это метод учета отработанных часов работников, при котором происходит распределение рабочего времени в течение учетного периода (года). Это означает, что работники имеют возможность разбить рабочее время на периоды большей или меньшей интенсивности.
При использовании данного метода учета рабочего времени происходит суммирование часов, отработанных в течение учетного периода (года), и затем происходит расчет заработной платы. При этом ставка заработной платы может быть различной в зависимости от количества отработанных часов и типа выполняемой работы.
Как правило, при суммированном учете рабочего времени работники имеют возможность отработать больше часов за месяц, чем передбачено минимальной ставкой рабочего времени в месяц. При этом они получают больше заработной платы, но должны уплатить больше налогов.
Согласно законодательству, учетный период для суммированного учета рабочего времени составляет год. Расчет заработной платы и налогов происходит по итогам учетного периода (года) на основе суммированных часов и ставок заработной платы. В этом случае работодатель обязан составить специальный расчет по каждому работнику, указав количество отработанных часов, размер заработной платы и удержанные налоги.
Выводя все вышесказанное в таблицу, можно составить следующий расчет заработной платы и налогов в условиях суммированного учета рабочего времени:
| Параметр | Значение |
| Количество отработанных часов | 1500 |
| Ставка заработной платы | 400 руб. в час |
| Заработная плата за учетный период | 600 000 руб. |
| Налог на доходы физических лиц | 30% |
| Удержанный налог на доходы физических лиц | 180 000 руб. |
| Итоговая заработная плата | 420 000 руб. |
Таким образом, при суммированном учете рабочего времени расчет заработной платы и налогов происходит по итогам года на основе суммированных часов и ставок заработной платы. Учетный период для суммированного учета рабочего времени составляет год.
Kickidler: современный подход к организации учета рабочего времени
Как учет рабочего времени велся раньше? Вручную, с помощью календарей и калькулятора со сложными расчетами для каждого сотрудника. Если у вас их всего двое-трое, то и ладно, но если человек двадцать, а? Но прогресс не стоял на месте, и появился благословенный Microsoft Excel, на который до сих пор молятся в большей части бухгалтерий нашей планеты. Таблички, да еще с формулами, позволили упростить, даже в некоторой степени автоматизировать процесс. Но он все еще остается довольно затратным по времени.
Но вот этот самый прогресс совершил еще один виток, и появились полноценные средства программной автоматизации учета рабочего времени, одним из которых является наша система учета рабочего времени Kickidler. Это программа, которая осуществляет тотальный учет рабочего времени каждого вашего сотрудника, учитывая сразу все – график, прогулы, опоздания, отлучки и многое другое.
Суммарный учет рабочего времени — примеры расчета
Минтруд разъяснил нормы ТК РФ о суммированном учете рабочего времени, а также указал следующее.
У работника не всегда имеется возможность отработать полностью норму рабочего времени, рассчитанную на определенный период (например, на год при суммированном учете рабочего времени). На этот период может попадать время, когда он освобождался от исполнения трудовых обязанностей в соответствии с законодательством (отпуск, больничный, исполнение государственных обязанностей и др.). Причем соответствующие часы гражданин не должен отрабатывать.
При подсчете нормы рабочих часов, которые необходимо отработать в учетном периоде, исключается время, в течение которого работник освобождался от исполнения трудовых обязанностей с сохранением места работы. Норма рабочего времени в этих случаях должна уменьшаться на количество часов такого отсутствия, приходящихся на рабочее время. Следовательно, работнику выплачивается зарплата за фактически отработанное время.
Правило 1. Суммированный учет рабочего времени должен быть предусмотрен правилами внутреннего трудового распорядка.
Правило 2. Учетный период не может быть менее одного и более 12 месяцев. При этом для отдельных категорий работников учетный период строго определен законодательно, например:
-
для водителей – не более 3 месяцев (в отдельных случаях – не более 6 месяцев);
-
для работников, занятых на работах с вредными и опасными условиями труда – не более 3 месяцев
Правило 3. Условие о суммированном учете рабочего времени должно быть отражено в трудовом договоре.
Правило 4. При суммированном учете рабочего времени работнику обязательно устанавливается график работы, причем разработке графика рекомендуется уделить пристальное внимание. Важно, чтобы не было совпадений с нормой рабочего времени по производственному календарю из-за ошибок в графике. Однако бывают случаи, когда работодатель не может составить график иным образом. В такой ситуации разницу между нормой времени по производственному календарю, установленную на учетный период и количеством часов по графику оплачивают по правилам части 1 статьи 155 ТК РФ. Иными словами, за неотработанное по вине работодателя время работнику платится средний заработок.
Правило 5. Если работник в учетном периоде не отработал норму рабочего времени из-за того, что находился в ежегодном оплачиваемом отпуске, в командировке, на больничном и в других случаях, предусмотренных законодательно, то норма рабочего времени уменьшается соответственно.
В производственных процессах, где невозможна приостановка работы из-за технологических или организационных причин, выходные дни предоставляются в различные дни недели поочередно каждой группе работников. Соответствующие положения закрепляются правилах внутреннего трудового распорядка (ч.3 ст.111 ТК РФ). Так, если по графику предстоит работать в воскресенье, то для работника этот день не будет являться выходным. Соответственно, оплачиваться этот день будет как обычно, без дополнительных доплат.
Пример 1
Продавцу Ложкиной Анне установлен суммированный учет рабочего времени. Учетный период – 1 месяц. По графику 3 марта 2019 года (воскресенье) у Ложкиной рабочая смена. Она ее отработала с 08.00 до 20.00 часов. 5 марта (вторник) и 6 марта (среда) выходные дни. Значит, 3 и 4 марта оплачиваются в обычном порядке, без доплат за работу в выходной день, а 5 и 6 марта оплате не подлежат.
Работодатель может привлечь работника к работе в его выходной день по графику. В таком случае этот день является для работника выходным и оплачивается в двойном размере (ст.153 ТК РФ). Или, если работник согласен, то взамен потраченного выходного дня ему можно предоставить другой день отдыха, а день работы оплатить в одинарном размере.
Пример 2
Воспользуемся условиями примера 1. Допустим, 6 марта (среда) Ложкину Анну работодатель привлек к работе в ее выходной день. Привлечение к работе в выходной оформлено должным образом. Этот день нужно отметить в табеле учета рабочего времени кодом «РВ» и оплатить его в двойном размере по нормам ст.153 ТК РФ.
Нерабочими праздничными днями в Российской Федерации являются:
-
1, 2, 3, 4, 5, 6 и 8 января — Новогодние каникулы;
-
7 января — Рождество Христово;
-
23 февраля — День защитника Отечества;
-
8 марта — Международный женский день;
-
1 мая — Праздник Весны и Труда;
-
9 мая — День Победы;
-
12 июня — День России;
-
4 ноября — День народного единства.
Если праздничный день по графику пришелся на рабочий, то оплатить его нужно в одинарном размере, доплата производится также в одинарном размере. Если же работник отработал в праздничный день сверх графика, то день оплачивается в двойном размере. Или, с согласия работника, в одинарном размере, но с учетом отработанного в праздничный день времени предоставляется другой день отдыха.
Пример 3
Кассиру Ножкину Петру установлен суммированный учет рабочего времени. Учетный период – 1 месяц. В июне 2019 года Ножкин отработал 168 часов. Продолжительность рабочего времени по производственному календарю на учетный период — 151 час. При этом 12 июня по графику у Ножкина рабочая смена, он в этот день отработал 12 часов.
Июнь нужно оплатить так:
-
оклад;
-
12 часов, которые отработаны 12 июня — в одинарном размере;
-
17 часов (168 – 151) — сверхурочные часы: первые 2 часа оплачиваются в полуторном размере, последующие 15 часов — в двойном размере.
Правила поведения пользователей на сайте
Учете рабочего времени это фиксация часов, которые сотрудник фактически посвятил своим рабочим обязанностям. Для реализации учета обычно используются табели. Учетный табель по форме Т-12 заполняется вручную. Для его ведения назначается специальный сотрудник.
Табель по форме Т-13 составляется с помощью автоматической программы регистрации учетных показателей.
В табеле ежедневно фиксируется явка сотрудников, особенности работы (дневная, ночная, сверхурочная, труд в выходные и праздничные дни), количество отпускных дней, отсутствие сотрудника (с указанием причины).
При суммированном учете рабочего времени работодателю необходимо составить график работ. Данная обязанность за работодателем напрямую не закреплена, однако такой график поможет вести точный учет рабочего времени и не допускать случайных переработок. Фактически в графике работ указывается предполагаемое время работы каждого сотрудника (начало, окончание, количество часов).
Конечно, график работ в какой-то степени компенсируется и дублируется табелем учета рабочего времени. Но главное их отличие в том, что график работ составляется как план будущей трудовой загрузки сотрудников, а в табеле информация указывается по факту работы.
Используются также многочисленные дополнительные средства, облегчающие учет рабочего времени. К ним относятся:
- журналы прихода и ухода сотрудников;
- специальные пропускные устройства с использованием систем биометрической идентификации, магнитных пластиковых карт, кодовых замков;
- средства отслеживания входа и выхода людей на/за территорию предприятия (видеокамеры, сигнализация). Такие устройства используются не только для учета рабочего времени, но и для безопасности. Они устанавливаются открыто с согласия работников организации;
- средства мониторинга работы на компьютере, предотвращения непродуктивных затрат рабочего времени, фиксации трудозатрат на выполнение отдельных заданий (DLP-системы и тайм-трекеры) и т. п.
Исходя их данных учета рабочего времени, бухгалтер производит начисление зарплаты: труд оплачивается пропорционально отработанному времени или выполненным объемам работ. Однако бывают нестандартные ситуации.
Суммированный учет рабочего времени: основные понятия
Суммированный учет рабочего времени – это система учета рабочего времени, которая позволяет работодателю суммировать рабочие часы сотрудников на протяжении определенного периода времени. В отличие от традиционного учета времени, где рабочее время отслеживается по часам, суммированный учет позволяет учитывать рабочие часы в виде накопительного баланса.
Основным понятием в суммированном учете рабочего времени является «норма рабочего времени». Норма рабочего времени – это количество часов, которые работник должен отработать за определенный период времени. Норма рабочего времени может быть установлена как для полной рабочей недели, так и для отдельных дней или смен.
В рамках суммированного учета рабочего времени работник может отработать больше или меньше нормы рабочего времени в течение определенного периода. Если работник отработал больше нормы, у него накапливается «переработка». Переработка может быть оплачена дополнительно или компенсирована дополнительным отдыхом. Если работник отработал меньше нормы, у него возникает «недоработка», которая может быть учтена при расчете заработной платы или компенсирована в последующем периоде.
Суммированный учет рабочего времени вводит большую гибкость в организации рабочего процесса. Он позволяет работникам распределять свое рабочее время более эффективно, учитывая индивидуальные потребности и обстоятельства. В то же время, работодатели могут лучше планировать и управлять рабочим временем, что способствует повышению производительности и удовлетворенности персонала.
Преимущества суммированного учета рабочего времени
Суммированный учет рабочего времени – это эффективный инструмент, который позволяет работодателям более гибко организовывать рабочий процесс и учитывать особенности работы их сотрудников. В отличие от обычного учета рабочего времени, при котором сотрудник должен отработать строго определенное количество часов в день, суммированный учет предоставляет возможность гибкой организации рабочего времени.
Одним из преимуществ суммированного учета является возможность работникам самостоятельно планировать свое рабочее время. Сотрудники могут приходить на работу и уходить с нее в удобное для них время, при условии, что они отработают заранее установленное количество часов в периоде, например, за неделю или за месяц. Это позволяет сотрудникам более гибко организовывать свою жизнь, подстраиваясь под свои личные обстоятельства.
Еще одним преимуществом суммированного учета рабочего времени является экономия времени и денег. Благодаря гибкому графику работы, сотрудники могут избегать пробок и часов пик, приходить на работу и уходить с нее в удобное для них время. Это позволяет сократить время, проведенное в дороге, и сэкономить на транспортных расходах. Также суммированный учет позволяет сократить количество простоев и перерывов, так как сотрудникам не нужно ждать своего рабочего времени, они могут приступить к работе сразу после прихода на рабочее место.