Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила использования путевых листов в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Основная часть организаций вправе использовать разработанную самостоятельно форму путевого листа. Унифицированную форму, утв. постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, обязаны использовать только автотранспортные предприятия, т.е. организации, которые осуществляют деятельность по эксплуатации строительных машин, механизмов, автотранспортных средств и являются отправителями и получателями грузов, перевозимых автомобильным транспортом.
Отметки о медосмотре в путевом листе
Много споров относительно того, может ли отсутствие в путевом листе отметки о предрейсовом медосмотре послужить законным основанием для снятия расходов. Здесь сразу отметим, что нужно отталкиваться от того, в каких случаях законодательство обязывает проходить лиц, управляющих автомобилем, такие медосмотры.
Исходя из совокупности положений п. 1 ст. 20 и п. 3 ст. 23 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» следует, что требования о проведении обязательных медосмотров распространяются на водителей транспортных средств. В первую очередь это непосредственно сотрудники, принятые на работу на должности «водитель». Во вторую очередь это все те, чья работа связана с постоянными разъездами на служебном автомобиле. Как показывает практика, суды приравнивают к водителям тех сотрудников, чья работа была связана с постоянными разъездами на служебном автомобиле, например, торговых представителей (постановление Верховного суда от 19.12.2016 № 18-АД16-173). Полагаем, данный вывод можно распространить на курьеров и экспедиторов, которые доставляют товары на служебном транспорте.
Бывают еще и послерейсовые медосмотры, отметки о проведении которых тоже указаны в составе обязательных реквизитов путевого листа. Такие медосмотры нужно проводить только в том случае, если работа водителя связана с перевозками пассажиров или опасных грузов (п. 3 ст. 23 Закона № 196-ФЗ). Соответственно, в случае, если автомобиль используется для управленческих нужд или для перевозки грузов, не относящихся к опасным, послерейсовые медосмотры водителей проводить нет необходимости.
Отсутствие отметки о медосмотре (если она обязательна) при налоговой проверке может повлечь за собой снятие расходов на ГСМ и, как следствие, доначисление налога. Таких примеров в судебной практике немало.
Также расходы могут снять, если отметку о медосмотре проставляло лицо, которое не может в силу законодательства проводить медосмотры. Отметим, что медосмотры водителей вправе проводить только медработники или медучреждения, имеющие соответствующую лицензию.
V. Нарушение порядка проведения обязательных предварительных, периодических, предрейсовых или послерейсовых медосмотров водителей
Статья 11.32 КоАП РФ предусматривает за нарушение установленного порядка проведения обязательных медосмотров водителей штраф для должностных лиц в размере от 2 000 до 3 000 рублей; для юридических лиц и ИП (с учетом примечания к статье) – в размере от 30 000 до 50 000 рублей.
Составить протокол об административном правонарушении, предусмотренном этой статьей, может орган Росздравнадзора (ст. 28.3 КоАП РФ, Положение о Федеральной службе по надзору в сфере здравоохранения, утв. Постановлением Правительства РФ от 30.06.2004 № 323), а дело будет рассматривать судья (ч. 1 ст. 23.1 КоАП РФ). При этом субъекты нарушения – лица, проводящие медосмотры, т. е., медицинские организации, а также работодатели, в штате которых состоят медработники, занятые проведением указанных медосмотров.
Сроки давности привлечения к административной ответственности по перечисленным правонарушениям таковы (ст. 4.5 КоАП РФ):
| Поездка без путевого листа | ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ | 60 календарных дней (при рассмотрении дела судьей – 90 календарных дней) со дня совершения нарушения |
|---|---|---|
| Перевозки с нарушением требований медосмотров водителей и технического контроля состояния ТС | ч. 2, 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ | 60 календарных дней со дня совершения нарушения * |
| Допуск водителя к работе без обязательного медосмотра | ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ | 1 год со дня совершения нарушения |
| Нарушение порядка проведения обязательных медосмотров | ст. 11.32 КоАП РФ | 90 календарных дней со дня совершения нарушения |
Независимо от формы (бумажный или электронный) с 1 марта 2023 года путевой лист должен содержать следующие сведения:
- срок действия путевого листа;
- лицо, оформившем путевой лист;
- транспортное средство;
- водитель (водители) транспортного средства;
- вид перевозки;
- вид сообщения.
Указывать номер путевого листа уже не обязательно. Оставить номер и другие реквизиты компания может по своему усмотрению. В этом случае форму путевого листа нужно утвердить локальным актом, например, в составе учетной политики.
Юрлица-собственники ТС в путевом листе должны будут указать:
- полное наименование,
- адрес в пределах местонахождения,
- номер телефона,
- ОГРН.
Индивидуальные предприниматели (ИП) в путевом листе указывают:
- фамилию, имя, отчество (при наличии),
- адрес регистрации по месту жительства,
- номер телефона,
- ОГРН.
Приказом вводится классификация видов перевозки:
- коммерческие перевозки;
- перевозки для собственных нужд;
- передвижение и работа специальных транспортных средств.
О порядке оформления путевого листа
На путевые листы все больше распространяется цифровизация. Если раньше речь шла об оформлении в электронном виде только журнала регистрации путевых листов, то теперь сказано, что и сам путевой лист может создаваться не только в бумажном, но и в электронном виде (п. 9 приложения к Приказу № 390).
Правда, надо ожидать дополнительных указаний, как практически оформляется электронный путевой лист и как он будет предъявляться, например, сотрудникам ГИБДД. Но уже в приложении к Приказу № 390 отмечается, что результаты медосмотра водителя или показания одометра могут заверяться ответственными лицами с помощью электронной подписи.
Обозначено, что путевой лист должен быть оформлен или сформирован собственником (владельцем) транспортного средства на каждое транспортное средство, осуществляющее движение по дорогам при перевозке пассажиров и багажа, грузов в городском, пригородном и междугородном сообщениях (ранее имелось в виду каждое эксплуатируемое транспортное средство) (п. 10 приложения к Приказу № 390).
Какие существуют виды путевых листов
Путевой лист автомобиля заполняется в свободной форме, которая может быть разработана на каждом предприятии индивидуально, специального бланка со стороны приказов Минтранса России не предусмотрено.
В качестве шаблона можно использовать типовой варианты формы по документу Госкомстата от 28.11.1997 №78. В рамках данного постановления разработаны:
- форма 3 – для легкового транспорта и такси;
- форма ПЛ-1 – для легкового транспорта, которым пользуется индивидуальный предприниматель;
- форма 4-С – для грузового транспорта (например, автомобиль КАМАЗ), работающего по сдельному тарифу;
- форма 4-П – для грузового транспорта с повременным тарифом;
- форма 6 — путевой лист автобуса;
- форма 6-спец. – для автобусов необщего пользования.
Типовые образцы путевых листов
Ниже даны примеры заполнения и разнообразные образцы путевых листов, которые можно скачать, а затем использовать в рамках своей деятельности.
|
Форма 4-С: путевой лист грузового автомобиля. |
– |
скачать |
|
Форма 3: путевой лист легковой машины. |
– |
скачать |
|
Бланк путевого листа для такси. |
– |
скачать |
|
Форма 6: путевой лист для автобуса. |
– |
скачать |
|
Форма 3 спец.: путевой лист для спецтранспорта. |
– |
скачать |
|
Образец путевого листа ИП для легкового автомобиля 2023 |
– |
скачать |
|
Образец путевого листа юридического лица для грузовика |
– |
скачать |
|
Пример путевого листа для грузового авто ИП |
– |
скачать |
Электронный путевой лист
Электронный путевой лист необязателен и такой формат путевки разрабатывается ФНС РФ. А поскольку путевка приравнивается к другим электронным документам вроде электронной транспортной накладной, при оформлении следуйте ст. 18.1 Устава.
Итак, как формируется электронный путевой лист:
- Участниками подписывают файлы обмена с помощью УКЭП или УНЭП (усиленная неквалифицированная электронная подпись), сертификат ключа проверки подписи создается и используется на Госуслугах. Для файла обмена электронной путевки нужны подписи:
- лица, заполняющего сведения об организации или ИП, о сроке действия путевого листа, о транспортном средстве, о водителе (водителях), о виде перевозки и виде сообщения;
- медработника, проводившего предрейсовый (предсменный, послерейсовый, послесменный) медосмотр водителя (если он проводится);
- лица, ответственного за проведение предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства (если проводится);
- лица (лиц), уполномоченного(ых) на заполнение сведений о показаниях одометра (например, водителя, диспетчера, ИП).
Порядок исправления ошибок в документе
Как и в любом документе в путевом листе могут быть допущены ошибки. Порядок исправления ошибок в путевом листе зависит от того, в каком формате этот документ был выписан изначально. Исправить ошибки в путевых листах, допущенные при их составлении на бумаге, можно в следующем порядке:
- ошибочную запись зачеркнуть одной чертой так, чтобы её можно было прочитать;
- внести корректную запись;
- сделать надпись «Исправлено» и указать дату исправления;
- заверить исправление подписями лиц, составивших путевой лист, с указанием их должностей, фамилий и инициалов (иных реквизитов, необходимых для идентификации). Обычно это диспетчер (иное лицо, ответственное за составление путевых листов) и водитель.
Такой порядок применяется для исправления документов бухучёта, в частности первичных учётных документов. Это следует из ч. 7 ст. 9 Закона о бухгалтерском учёте, п. п. 19, 21 ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учёте». Исправить ошибки в путевых листах, составленных в электронном виде, можно в следующем порядке:
- нужно составить новый с верными данными взамен неправильного путевого листа;
- в новом путевом листе сделать пометку «исправленный» и дать ссылку на первоначальный документ;
- новый путевой лист подписать ЭЦП лица, составившего первоначальный документ;
- обеспечить невозможность использования его отдельно от первоначального электронного документа.
Такой порядок применяется для исправления документа бухучёта, составленного в виде электронного документа. Это следует из п. 20 ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учёте». В КоАП РФ есть несколько статей, предусматривающих административную ответственность, в том числе, за отсутствие путевого листа и ошибки при его составлении. Размер штрафа может составить от нескольких тысяч до нескольких десятков тысяч и даже сотни тысяч рублей, что будет серьёзным ударом по бюджету организации. Путевой лист является первичным учётным документом, служит основанием для списания ГСМ, неправильное оформление данного документа может привести к доначислению налогов и штрафу.
Особенности путевого листа 2023
Организация вправе сама разрабатывать и утверждать форму или использовать единые бланки (Постановление Госкомстата №78 от 28.11.1997). Однако если предприятие занимается перевозкой людей/грузов, учет движения автомобилей должен вестись в утвержденной форме. Использование нового бланка отражается в учетной политике компании. Также, согласно Приказу Минтранса №476 от 07.11.2017, в путевке необходимо прописывать дополнительные данные о владельце автомобиля: для предприятий – ОГРН, для ИП – ОГИП.
ВНИМАНИЕ! Требования приказа Минтранса РФ №152 от 18.09.2008 к оформлению путевок пересекаются с Уставом Автотранспорта. Соблюдать его обязаны перевозчики, которые ввозят что-то и имеют отдельное соглашение о поставках за оплату. Действие закона прекращается, когда речь идет о некоммерческой транспортировке пассажиров/ товаров либо единовременной поездке в собственных целях. Автомобилисту не нужна путевка. Если сотрудник ГИБДД потребует ее, подобные действия рассматриваются как нарушение прав. Постановление о денежном наказании легко отменить в судебном порядке. Во всех остальных ситуациях предусмотрен штраф за езду без п/л в размере 500-3000 рублей (ст.12.13 КоАП РФ).
Путевой лист требуется организациям и индивидуальным предпринимателям в следующих случаях:
- Расчет амортизации.
- Контроль передвижения ТС.
- Учет общих расходов на автотранспорт.
- Учет затрат на ГСМ и топливо (бензин).
- Начисление заработной платы водителям.
Данный документ является подтверждением обоснованности поездки, законной транспортировки пассажиров/груза, исправного состояния ТС и права его управления. Выписывание путевки ведется всегда при эксплуатации машины для рабочих целей. При этом форма собственности значения не имеет. Транспортное средство может числиться на балансе предприятия, быть арендованной у сторонней компании либо быть личной машиной работника и использоваться для потребностей организации. Путевой лист может быть выдан на месяц (30 дней), 1 рабочий день либо на 1 поездку. Новыми правилами заполнения п/л в 2023 году предусмотрена возможность продления периода его действия.
Где взять актуальный бланк путевого листа 2023
Существуют сервисы, на которых в режиме онлайн формируют лист, в соответствии с нормативными требованиями, беря в качестве примера унифицированный вариант. Исправляют ошибки, добавляют недостающие графы. Как правило, за это взимают плату – 500 рублей.
Разработать новую форму путевого листа легкового автомобиля можно самим, скачав бесплатно стандартный бланк путевого листа в формате Excel. Работая с таблицами, исправляют ошибки в реквизитах, добавляют несуществующие параметры. Так как актуальный образец отсутствует, опираются на Приказ №390, включая необходимые сведения.
При формировании бланка путевого листа автомобиля любым из способов учитывают вид транспортного средства и особенность деятельности организации. Разработанный самостоятельно документ утверждают внутренним распоряжением, отражая в учетной политике компании. Например, для каждого вида берут соответствующую определенному транспорту межотраслевую форму:
- легковые авто – №3 и №3 (спец);
- грузовые – №4-С и №4-П;
- автобусы: №6 – общественный; №6 (спец) – необщего пользования;
- такси – №4
- журнал учета п/л – №8
- товано-транспортная накладная – №1-Т
Кто проверяет путевой лист
Плановая проверка автопредприятий отменена. Внеплановая может проводиться при поступлении жалоб, большого количества или масштабного ДТП со смертельным исходом. Заранее о времени аудита компании не сообщается. Поэтому нужно быть всегда готовыми к появлению контролирующих органов. П/л может проверить:
- Трудовая инспекция: соблюдается ли режим труда и отдыха водителями. Поэтому так важно указывать в п/л время фактического управления ТС и перерывами ни только на обед, но и отдых.
- Налоговые службы (выездные и камеральные проверки): обращают внимание на наличие всех атрибутов п/л, правильность списания расходов ГСМ при учете НВ на прибыль. При обнаружении нарушений, могут счесть документы, как отсутствующие.
- Инспекция ГИБДД при проведении рейдов, устанавливает правомерность управления ТС, наличием отметки (штампа) медработника и записи контролера, проверяющего техническое состояние автотранспорта. Например, если у водителя такси отсутствует путевка, он не имеет права находиться за рулем. Его могут ни только оштрафовать, но и авто изъять в качестве вещественного доказательства грубого нарушения БДД. Сюда входит: отсутствие п/л; медицинского осмотра, технического контроля.
Примечание: В Москве проводятся совместные с ДПС рейды по проверке работы таксистов. Часто это делается с целью, чтобы при выявлении нарушений, иметь повод к проведению аудита транспортной компании.
Как заполнять электронные путевые листы по новым правилам
Электронное заполнение путевого листа происходит до выпуска автомобиля на линию. Можно оформлять несколько ПЛ на один автомобиль, если на нём работают несколько водителей.
Титул 1 (информация об обстоятельствах и особенностях рейса) оформляет собственник транспортного средства (арендодатель) или диспетчер. В нём указываются сведения о рейсе, водителе, ТС, вид перевозки и сообщения, а также срок действия ЭПЛ и данные того, кто его оформляет.
Титул 2 (результат предрейсового медицинского осмотра) заполняется медработником, который проводит предрейсовый медицинский осмотр. Медработник указывает дату, время и результаты медосмотра.
Титулы 3 (результат предрейсового контроля технического состояния транспортного средства), 4 (показатели одометра до выезда ТС в рейс) и 5 (показатели одометра после рейса) заполняет механик или контролёр, ответственный за ТО транспортных средств и выпуск их на линию. Он указывает результаты техосмотра и показания одометра перед началом рейса и после его окончания.
Титулы 3 (результат предрейсового контроля технического состояния транспортного средства), 4 (показатели одометра до выезда ТС в рейс) и 5 (показатели одометра после рейса) заполняет механик или контролёр, ответственный за ТО транспортных средств и выпуск их на линию. Он указывает результаты техосмотра и показания одометра перед началом рейса и после его окончания.
Если проводится послерейсовый медосмотр, его результаты в титуле 6 указывает медработник.
В качестве результата проведения медицинского осмотра водителя в ЭПЛ предусмотрены следующие отметки:
- «прошёл предсменный, предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен» — проставляется в случае отсутствия заболеваний и следов алкогольного или наркотического опьянения;
- «прошёл предсменный, предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей не допущен» — проставляется при обнаружении заболевания или признаков опьянения с указанием этих признаков;
- «прошёл послесменный, послерейсовый медицинский осмотр, признаки воздействия вредных и (или) опасных производственных факторов, состояний и заболеваний, препятствующих выполнению трудовых обязанностей, в том числе алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения и остаточных явлений такого опьянения не выявлены»;
- «прошёл послесменный, послерейсовый медицинский осмотр, выявлены признаки воздействия вредных и (или) опасных производственных факторов, состояний и заболеваний, препятствующих выполнению трудовых обязанностей, в том числе алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения и остаточных явлений такого опьянения» — в этом случае указываются выявленные признаки.
Дата и время предсменного техосмотра и выпуска автомобиля на линию проставляются лицом, ответственным за техническое состояние и безопасную эксплуатацию транспортных средств, и подписываются его УКЭП.
В результате проведённого техосмотра в путевом листе указываются отметки:
- «выпуск на линию разрешён», если ТС соответствует требованиям, закреплённым в порядке организации и проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортных средств, утверждаемом Минтрансом России в соответствии с пунктом 2 статьи 20 Федерального закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения»;
- «выпуск на линию не разрешён», если при техосмотре ТС обнаружились несоответствия этим требованиям.
Ошибки в оформлении путевых листов
- Отзывы на грузовладельцев
- Отзывы на экспедиторов
- Отзывы на перевозчиков
- Все отзывы
Согласно пп. 14 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 года № 259-ФЗ “Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта” (УАТиГНЭТ) путевой лист — документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства, водителя. Осуществление перевозок грузов без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство запрещено (ст. 6 УАТиГНЭТ).
Прием груза к перевозке осуществляется после предъявления водителем путевого листа и документа, удостоверяющего личность (ч. 1 ст. 10 УАТиГНЭТ). Время прибытия транспортного средство удостоверяется отметкой в путевом листе (ч. 2 ст. 11 УАТиГНЭТ), однако, действующая судебная практика позволяет перевозчикам приводить в подтверждение своих доводов о дате и времени прибытия транспортного средства под погрузку и другие доказательства — акты, показания систем GPS/ГЛОНАСС слежения и прочее. В любом случае, грузоотправители и грузополучатели обязаны отмечать в путевом листе время подачи транспортного средства в пункты погрузки, выгрузки и время отправления из них (ч. 5 ст. 11 УАТиГНЭТ).
Отметки в путевых листах служат основанием для взыскания с грузополучателя штрафов за задержку (простой) транспортных средств (ч. 6 ст. 35 УАТиГНЭТ). Ответственность перевозчика также может удостоверяться отметками в путевых листах (ч. 1 ст. 38 УАТиГНЭТ). Такие отметки осуществляют уполномоченные на то лица.
На момент написания настоящего материала не существует унифицированной формы путевого листа. Заполнение путевых листов регулируется Приказом Минтранса России от 11.09.2020 N 368 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов” (Обязательные реквизиты). Этот приказ регламентирует сведения, которые должны содержаться в путевом листе, порядок выдачи, учета и хранения путевых листов, предельный срок, на который организация выдает путевые листы и прочее.
В путевом листе делаются отметки о предрейсовом и послерейсовом медицинском осмотре водителя(ей), а также отметки о проведении предрейсового контроля технического состояния транспортного средства.
Проставление на путевом листе заведомо подложного штампа о прохождении медицинского осмотра либо отметки о прохождении предрейсового контроля технического состояния автомобиля может повлечь уголовную ответственность по ч. 1 ст. 327 Уголовного кодекса РФ.
В соответствии с п. 9 Обязательных реквизитов путевой лист оформляется до начала выполнения рейса, если длительность рейса водителя транспортного средства превышает продолжительность смены (рабочего дня), или до начала первого рейса, если в течение смены (рабочего дня) водитель транспортного средства совершает один или несколько рейсов.
Написано слишком сложно — примененная юридическая формулировка слишком громоздкая и неудобочитаемая. Воспринимать ее затруднительно, хотя законы в идеале должны быть удобными для восприятия теми, для кого они пишутся. Более того, я не видел, чтобы в профильных изданиях кто-то разъяснял эти изменения, ведь оно довольно сильно меняют весь процесс подготовки перевозчика к выполнению перевозок.
С 1 января 2021 года в путевом листе появился новый обязательный реквизит — сведения о перевозке. Согласно п. 6 Приказа Минтранса от 11.09.2020 N 368 к таким сведениям относится информация о видах сообщения и видах перевозок. В отношении грузовых перевозок виды сообщения перечислены в статье 4 Устава автомобильного транспорта, они бывают:
- городские (в границах населенных пунктов);
- пригородные (между населенными пунктами на расстоянии до пятидесяти километров включительно между границами этих населенных пунктов);
- междугородные (между населенными пунктами на расстояние более пятидесяти километров между границами этих населенных пунктов);
- международные (с пересечением государственной границы РФ, в том числе транзитом, например, в Калининградскую область из других регионов).
Если перевозчик выполняет перевозки в нескольких видах сообщения, в путевом листе их следует указывать через запятую.
Понятие «вид перевозки», применительно к грузовым автомобильным перевозкам, законодательством не установлено, поэтому Минтрансу пришлось выпускать дополнительное разъяснение (Письмо Минтранса России от 03.03.2021 N Д3-468-ПГ). Из письма следует, что для грузовых автоперевозок в путевом листе следует указывать один из следующих видов: перевозка грузов для собственных нужд либо коммерческая перевозка грузов.
Что будет включено в новые путевые листы
- Наименование и номер путевого листа теперь не входят в обязательные сведения.
- Сведения о собственнике или владельце транспорта заменили на информацию о юридическом лице или индивидуальном предпринимателе, которые оформили путевой лист.
- В новом листе нужно указывать не только тип и модель транспортного средства, но и его марку.
- Путевой лист автомобиля 2023 обязательно должен включать сведения о перевозке.
- Обязательно указывать дату, время и результат предсменного и предрейсового контроля технического состояния.
- Необходимо указывать дату, время и результат проведения медосмотра экипажа, предрейсового\предсменного и, если это предусмотрено, послерейсовго и послесменного.
- Теперь показания одометра нужно будет вносить не только при выезде с парковки, как раньше, но и при въезде на нее, а также при передаче последующему водителю после окончания смены.
- Неизменной осталась возможность указывать дополнительные сведения.