Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Транспортная накладная 2023: скачать бланк, образец заполнения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Электронная транспортная накладная (ЭТН) – это электронный аналог бумажной транспортной накладной (ТН), который отличается от нее способом хранения и передачи информации. В отличие от обычной ТН, которую необходимо заполнять вручную на специальном бланке, ЭТН может быть заполнена и хранится электронно, без использования бумажного носителя.
Электронная транспортная накладная
Для оформления электронной транспортной накладной необходимо следовать определенному порядку и придерживаться требований, установленных законодательными актами. Как и в случае с ТН, общие законы и требования к оформлению ЭТН действуют для всех видов транспорта, от грузового автотранспорта до воздушного и морского.
Какой формат и какие условия должны быть соблюдены при заполнении электронной транспортной накладной зависит от конкретных правил и процедур, установленных для каждого вида транспорта. Важная информация, такая как маршрут, перевозчик, получатель груза, а также количественная и качественная характеристика груза, должна быть указана в ЭТН так же, как и в обычной ТН.
Однако, по сравнению с бумажной накладной, электронная транспортная накладная предоставляет больше гибкости и удобства. Она позволяет автоматизировать процесс заполнения, хранения и передачи информации, а также ускоряет процесс обработки и контроля грузов. ЭТН также позволяет легче управлять и контролировать весь путь движения груза, от начала до конца.
Чем ТН отличается от ТТН
Транспортная накладная (ТН) и товарно-транспортная накладная (ТТН) – это важные документы, которые используются при отправке и получении грузов. Они содержат информацию о товарах, маршруте и условиях доставки. Но какие ключевые отличия между этими документами?
Одно из основных отличий — это формат заполнения. ТН может быть заполнена как в электронной форме, так и на бумажном бланке, в то время как ТТН обычно оформляют только на бумажном носителе. Кроме того, ТН заполняется только один раз, в то время как ТТН может быть оформлена на каждую отдельную отправку.
Также, порядок заполнения и требования к заполнению ТТН и ТН могут отличаться. Например, в ТТН обязательно указывается количество мест и вес груза, а в ТН такая информация необязательна. Кроме того, в ТТН указываются основные сведения о грузоотправителе и грузополучателе, а в ТН эти сведения могут быть опущены.
Еще одно важное отличие между ТТН и ТН – это юридическая сила этих документов. В соответствии с законодательством РФ, ТТН является обязательным документом, который необходимо хранить в течение определенного времени. ТН же, согласно законам и актам, не обладает такими же требованиями к хранению.
Таким образом, ТН и ТТН имеют общие условия оформления, но существуют важные отличия в требованиях и порядке заполнения. Каждый из документов содержит необходимую информацию для правильной доставки груза, но ТТН имеет больший юридический статус и требования к хранению.
Чем ТТН отличается от ТН?
До импорта груза использовался другой документ — товарно-транспортная накладная (б/л). Однако после первого использования второго от него не отказались. Сейчас используются оба документа: транспортная и почтовая накладные. Каковы различия между ними?
Коносамент (б/л): первый документ, на основании которого оформляется груз.
- Он помогает зафиксировать движение товара между продавцом и покупателем.
- Обеспечивает законность перевозки во время дорожных проверок.
- Он разделен на два раздела — отдел торговли и отдел транспорта. В них содержится информация о товарах и этапах перевозки.
- Это является основанием для: a) оплаты автоперевозки; b) выставления счета за товар отправителем; и зачета товара получателем.
- Заполняется в четырех экземплярах. Более подробно о правилах выдачи ТТН, бланк и образец — здесь >>
Выше упоминалось понятие ТОРГ-12. Это форма Т-накладной (а именно «товарная»). Она стандартизирована на государственном уровне. Здесь также присутствуют столбцы и строчки со значением, которые следует заполнить. Предоставляется частная информация об участниках и используется общероссийская кодировка.
ТТ-накладная оформляется, если для доставки привлекается транспорт (с его полным описанием), а с вышеупомянутой можно обойтись и без него. Первую разрешено использовать при совершении продаж и при простом перемещении груза. А вторая требуется исключительно при наличии товарно-денежных отношений. Она более обширна и включает много сведений (в т.ч. условия совершения сделки, количество ТМЦ, стоимость, НДС).
Кроме того, существует другое понятие ТН («транспортная»). Предназначена для автогрузовой перевозки.
Правила заполнения транспортной накладной
Чтобы грамотно и корректно провести оформление документа, необходимо знать несколько нюансов:
- Печать и подпись в транспортной накладной необязательна, однако ее наличие допускается при необходимости.
- В случае, если для заполнения той или иной строки нет необходимой информации, можно поставить прочерк.
- Разделы, на которых стоит пометка “при необходимости”, необязательны к заполнению.
- Если в ходе заполнения транспортной накладной или по его завершению меняются условия транспортировки, например, адресат, необязательно заполнять новую форму документа. Все изменения отмечаются в разделе 9 “Переадресовка”.
- Чтобы транспортная накладная выполняла также и функцию расчетного документа, подтверждающую сумму расходов на перевозку, необходимо заполнить раздел 12 “Стоимость перевозки груза”.
Транспортную накладную можно оформить и в электронном виде, и в печатном. Вещественная бумажная транспортная накладная заполняется в трех экземплярах на каждого из участников грузоперевозки: грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика. Вместе с этим каждая из сторон заполняет свою определенную часть транспортной накладной, составляющую один или несколько пунктов.
Транспортная накладная оформляется единовременно на одно единственное транспортное средство. В случаях, когда в транспортировке груза участвуют несколько автомобилей, необходимо оформлять документ на каждый из них.
Какие требования по заполнению ТН
Занимаясь вопросами оформления транспортной накладной на перевозку того или иного груза, теперь нужно отталкиваться от правил, которые прописаны в Приложении No4 к правительственному постановлению No2200. Здесь говорится о том, как нужно заполнять транспортные накладные, необходимые на перевозку груза автомобильным ТС или просто автотранспортом.
- В пункте 7 правил говорится, что транспортная накладная является документом, который служит подтверждением факта заключения договора на оказание транспортных услуг.
- ТН составляется на одну или несколько товарных партий, которые перевозятся с помощью одного транспортного средства. Исключением являются ситуации, когда иные условия прописаны договором о перевозке, заключённым между сторонами.
- Всего требуется оформить 3 оригинальные формы накладной. Одна передаётся грузоотправителю, вторая предназначена для грузополучателя, а третья для самого перевозчика. В пункте 10 правил говорится о том, что подписывать форму может грузоперевозчик или грузоотправитель, а также их уполномоченные представители, имеющие соответствующие документы.
- Заполнять транспортную накладную должен отправитель товара, если иное не предусмотрено в договоре. В роли отправителя продукции может выступать покупатель или поставщик, а также экспедитор.
- Согласно пункту 11 правил оформления ТН нового образца, при внесении исправлений в документ их следует заверить подписями тех лиц, которые составляли эти исправления. Нужно указать фамилию и инициалы как расшифровку подписи.
- Если перевозимый груз загружается в несколько транспортных средств, то на каждую транспортную единицу составляется собственная накладная.
Правила заполнения транспортной накладной 2023
В 2023 форма транспортной накладной заполняется в соответствии с обновленными Правилами перевозки грузов:
- Грузоотправитель должен заполнить в документе пункты 1-6 и 16 («Грузоотправитель», «Грузополучатель», «Наименование груза», «Сопроводительные документы на груз», «Указания грузоотправителя», «Прием груза», «Дата составления, подписи сторон»).
- Грузоперевозчик должен определить (по согласованию с отправителем) условия транспортировки. Он заполняет (в своей части) пункты 8-11, 13, 15, 16 ТН («Условия перевозки», «Информация о принятии заказа к исполнению», «Перевозчик», «Транспортное средство», «Прочие условия», «Стоимость услуг перевозчика и порядок расчета провозной платы», «Дата составления, подписи сторон»).
При транспортировке опасных грузов или при использовании крупногабаритного или тяжеловесного транспорта в пункте 13 при необходимости указываются сведения о маршруте следования, а также о номере, дате и сроке действия специального разрешения.
- Водитель подписывает транспортную накладную в пунктах 6 и 7 («Прием груза», «Сдача груза»), заполняет пункт 15 («Стоимость услуг перевозчика и порядок расчета провозной платы» — здесь указывается размер провозной платы), при необходимости — пункт 12 («Оговорки и замечания перевозчика» — здесь приводятся замечания о фактическом состоянии груза, тары, упаковки, маркировки, опломбирования — при сдаче груза, изменении условий перевозки — при выгрузке). В пути водитель по мере необходимости вправе делать отметки об изменении условий транспортировки (пункт 12) и переадресовке (пункт 14 «Переадресовка»).
- Грузополучатель заполняет в транспортной накладной пункт 7 («Сдача груза»).
- В пункте 5 («Указания грузоотправителя») приводится объявленная отправителем ценность груза. Она не должна быть больше его действительной стоимости.
- Отсутствие записи в бланке накладной на перевозку груза подтверждается прочерком. Пустых полей в документе быть не должно.
- При отсутствии записей в пункте 8 применяются общие условия по Правилам перевозки грузов и Федеральному закону «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта».
- Транспортная накладная составляется в трех экземплярах: для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика. Все экземпляры являются оригиналами.
- Транспортная накладная подписывается грузоотправителем и перевозчиком или их уполномоченными лицами. Исправления заверяются этими же подписями.
- В бланк накладной на перевозку груза включается информация обо всех партиях груза, перевозимых в одном транспорте.
- Если задействовано несколько автомобилей, количество экземпляров транспортной накладной должно быть соответствовать их количеству: на каждый автомобиль — три ТН.
Важные требования к оформлению
Чтобы правильно заполнить бланк, ответственному работнику важно учитывать требования:
- документ является подтверждением факта заключения договора на транспортировку груза;
- один бланк ТП оформляется на один рейс транспортного средства, независимо от количества партий. Исключение: условия договора предусматривают иной порядок;
- если одна партия товара доставляется несколькими автомобилями, то придется оформить отдельную ТН на каждое транспортное средство;
- в стандартной ситуации ТН на перевозку груза оформляется в трех экземплярах, по одному — для каждой из сторон-участников: отправитель, перевозчик и получатель. Но количество сторон уменьшается, например, когда перевозку выполняет покупатель или продавец;
- по общим правилам, оформляет документ отправитель. То есть лицо, которое совершает отгрузку товара. Но стороны предусматривают и иные условия в договоре;
- при любых исправлениях в уже составленном документе корректирующая запись заверяется подписью ответственного лица с расшифровкой должности и Ф.И.О.
Если вы осуществляете доставку, заполните заголовок счета и разделы 1–5, 8, 11–12. А если вы перевозите грузы на своей машине, то секций перевозчика: от 6 до 12.
Для юридического лица в разделе 1 «Отправитель» укажите все реквизиты: наименование, адрес, ИНН и телефон. Физические лица вводят свои фамилию, имя, отчество, ИНН и номер телефона.
Если имеется договор экспедиции и груз передается экспедитору под его ответственность, внесите его данные в раздел 1 и отметьте галочкой «является экспедитором». При этом заполните раздел 1а реквизитами заказчика.
Если посредник не завладел товаром, внесите данные клиента в раздел 1.
Раздел 2 «Получатель» заполняется так же, как и раздел 1, только с данными получателя. И добавить адрес доставки тоже.
В разделе 3 укажите все, что вам известно о перевозимом грузе. Некоторые поля не всегда заполняются.
При наличии сопроводительных документов, таких как сертификаты, сертификаты, счета-фактуры, внесите их в раздел 4.
А свои пожелания перевозчику изложите в разделе 5. Здесь вы можете, например, написать практический срок доставки или при какой температуре хранить товар.
раздел 8 подписывается теми, кто доставляет и получает товар. Введите их данные и фактическое время загрузки.
Вы можете использовать РНН не только как товаросопроводительный документ, но и как первичный документ для списания транспортных расходов. Для этого необходимо заполнить раздел 12 и выдать четвертый экземпляр счета-фактуры. В правой части раздела 12 внесите договор перевозки, данные грузоотправителя и представителя организации. А стоимость доставки с учетом налогов и без них напишет перевозчик.
Как правильно оформлять ТТН по образцу
Если используется стандартизированный бланк, то для опытных сотрудников его оформление не станет чем-то затруднительным. Однако, государство в свое время разрешило не пользоваться разработанными ранее форматами первичных документов. Предприятия как хозяйствующие субъекты могут разрабатывать их сами. Транспортирующие организации и заказчики постоянно имеют дело с этими накладными. Это несколько усложняет процесс работы для последующих фигурантов.
В стандарте предполагается оформление нескольких разделов. Если налоговая инспекция будет придираться к неправильно оформленной документации и выпишет штраф, то его сумма будет варьироваться в зависимости от категории проступка. К тому же ответственность уполномоченного лица расценивается ниже и при недочетах штрафы приходят на его имя в меньшем размере, чем для целой компании.
В бланке товарно-транспортной накладной появились новые показатели:
- в разделе 1 «Грузоотправитель» ставится отметка, если грузоотправитель – экспедитор;
- добавлен раздел 1а, в котором можно указать сведения о клиенте (заказчике организации перевозки) в случае необходимости;
- в разделе 3 «Груз» нужно указать объявленную стоимость груза и реквизиты документа, подтверждающего отгрузку товаров;
- в раздел 6 «Приём груза» требуется дополнительно внести сведения о лице, от которого забирается груз, а также поставить подпись этого лица и при необходимости подпись перевозчика;
- в раздел 11 «Транспортное средство» добавлены сведения о типе владения транспортным средством: «1» — собственность; «2» — аренда; «3» — лизинг.
Способы оформления накладной
Транспортные накладные разрешено выписывать тремя различными способами:
- заполнить печатную форму от руки;
- заполнить бланк в бухгалтерской программе и распечатать;
- оформить электронную транспортную накладную.
Чем ТТН отличается от ТН?
До импорта груза использовался другой документ — накладная (б/л). Однако после первого использования второго от него не отказались. Теперь используются оба документа: отгрузка и почтовое отправление. Каковы различия между ними?
Груз (б/л): груз выдается первым производителем, второй — первым производителем.
- Он помогает зафиксировать движение товара между продавцом и покупателем.
- Обеспечивает обоснованность перевозки во время дорожных проверок.
- Он разделен на два раздела — отдел торговли и отдел транспорта. В них содержится информация о товарах и этапах перевозки.
- Он служит основанием для (а) оплаты автомобильных грузоперевозок и (б) предъявления претензий отправителем и зачета товара получателем.
- Заполняется в четырех экземплярах. Более подробно о правилах выдачи ТТН, бланк и образец — здесь >>
Ведомость отгрузки по назначению (отгрузки):.
- Подтверждает заключение договора передачи.
- Подтверждает действительность перевозки.
- Содержит только часть перевозки. Содержит информацию о перевозчике, отправителе, получателе, условиях перевозки и информацию, подтверждающую перевозку товара и ее стоимость.
- Способы транспортировки, упаковки, маркировки и коэффициенты загрузки: содержит информацию о террасах, используемых для определения веса, объема и габаритов. Эта информация не включается в отправление.
- Содержит указания отправителя о необходимых параметрах транспортного средства, информацию об условиях транспортировки, фактическом состоянии груза, пломб, террас и упаковки, оговорки и замечания перевозчика. Эта информация не включается в отправление.
- Номера телефонов (отправителя, получателя и перевозчика) не включаются, но включается номер лица, ответственного за пересылку.
- Подпись сотрудника, разрешающего освобождение груза, и лица, освобождающего груз, не требуется. Подписи бухгалтеров, начальников или руководителей также не требуются. В товарно-транспортной накладной все эти подписи требуются в товарном разделе.
- В отличие от ТДТ, она не содержит информации о плательщике — названия, адреса и банковских позиций.
- Служит основанием для оплаты автомобильных перевозок.
- Подтверждает стоимость автомобильных перевозок.
- Не может служить основанием для признания товаров покупателем и исключения поставщиков; в ТН ВЭД нет раздела, содержащего необходимую информацию. Цены не приводятся за единицу товара, не указывается общая стоимость всех перевозимых товаров. Может быть указана только объявленная стоимость миссии. Затем рассчитывается сумма компенсации в случае недостачи или повреждения товара по вине перевозчика.
- Заполняется в трех экземплярах: см. ниже инструкции по заполнению пустых бланков для отправлений и примеры в 2023 году.