СВЗ-ТД: как сдавать в 2023 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «СВЗ-ТД: как сдавать в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Безусловно, новый отчет потребует дополнительных усилий и затрат времени у его составителей. Изначально придется потратить время на изучение формы и правил ее заполнения. А при отправке заполненного отчета в ПФР могут выявляться ошибки, которые не позволят сдать его с первого раза.

Дубликат трудовой книжки

Если трудовая книжка потеряна или испорчена, нужно оформить ее дубликат.

Работник обращается за дубликатом трудовой книжки к работодателю по последнему месту работы. Если порча или утеря документа произошла по вине самого гражданина, нужно написать официальное заявление. В дополнение приложить документы, которые подтвердят: где и кем был ранее трудоустроен гражданин. Срок рассмотрения пакета документов – 15 дней.

Когда сотрудник получит от работодателя новый документ о своем трудовом пути, на титульнике сверху будет сделана подпись: «Дубликат». Информация с мест работы, где ранее был трудоустроен гражданин, будет вписана согласно сведениям, подтвержденным бумагами.

В тех случаях, когда работодатель с малой долей ответственности относится к сохранности документов, в том числе и трудовых книжек, и по его вине происходит их утеря либо порча, восстанавливать данные – сугубо его обязанность.

Штрафы за нарушения при сдаче СЗВ-ТД в составе ЕФС-1 в 2023 году

Штрафы за нарушения порядка сдачи формы ЕФС-1 установлены ст. 17 Федерального закона от 1 апреля 1996 года № 27-ФЗ.

За непредставление в срок или представление неполных и недостоверных сведений по каждому работнику, включая работников по ГПД, — штраф 500 рублей.

За несоблюдение порядка сдачи отчётов в виде электронных документов — 1000 рублей.

С 1 января 2023 года ст. 17 уточнена положениями, когда штрафов можно избежать:

• если уточнёнка по уведомлению об устранении имеющихся ошибок и несоответствий подана в течение пяти рабочих дней со дня получения данного уведомления;
• если работодатель сам обнаружил ошибки в поданных сведениях и подал уточнёнку.

Кто, куда и на кого должен сдавать отчет СЗВ-ТД

Отчет по форме СЗВ-ТД сдают все работодатели, у которых есть наемные работники (в т.ч. индивидуальные предприниматели ²). В отчете СЗВ-ТД надо указывать всех работников, включая совместителей и тех, кто работает дистанционно (п. 1.4 Порядка заполнения).

Кто в организации должен заниматься подачей этого нового отчета? Логичным было бы возложить это на того же человека, что ведет бумажные трудовые книжки, т.к. они окончательно еще не исчезли из нашей жизни и в этих «двух видах» трудовой книжки надо отражать аналогичные сведения. Поэтому лучше, чтобы это было в одних руках. Рекомендуем издать приказ о назначении ответственного за заполнение и сдачу отчетов по форме СЗВ-ТД. В должностную инструкцию или трудовой договор тоже нужно внести соответствующее изменение, если ранее в них не содержались общие формулировки о сдаче отчетности по персоналу в уполномоченные органы и иные организации.

СЗВ-ТД необходимо сдавать в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ по месту учета организации (или ИП) ³:

• в электронном виде – если у работодателя 25 и более сотрудников;
• на бумаге или электронно (по выбору работодателя) – если работников 24 или меньше. Бумажный отчет можно сдать:
• работодатель это может сделать лично,
• через уполномоченного представителя в территориальное отделение ПФР,
• можно также отправить отчет по почте заказным или ценным письмом с уведомлением.

Проясним еще ряд вопросов по сдаче СЗВ-ТД, которые сейчас возникают у большинства работодателей.

Сотрудник написал заявление о ведении бумажной трудовой книжки. Нужно ли тогда формировать для него «электронную трудовую книжку» путем подачи СЗВ-ТД? Да, нужно. Это прямо сказано в п. 1.4 Порядка заполнения.

Нужно ли заполнять форму СЗВ-ТД за предыдущего работодателя? Правила заполнения этого не предусматривают. Когда заполняете форму в первый раз по работнику в 2020 г. (если были какие-то кадровые изменения либо он написал соответствующее заявление – подробнее о нем смотрите далее), то в СЗВ-ТД нужно отразить сведения о последнем кадровом мероприятии по состоянию на 01.01.2020.

Распространенные ошибки по теме “Образец заполнения СЗВ-ТД за январь 2023 года”

Ошибка: Индивидуальный предприниматель не беспокоится о том, чтобы сдавать отчет по форме СЗВ-ТД за январь 2023 года, поскольку в штате числится только один работник.

Даже в том случае, если на фирме официально трудоустроен всего один работник, работодатель обязан подать отчет СЗВ-ТД, иначе в отношении него будут применены штрафные санкции.

Ошибка: Бухгалтер организации составил в произвольной форме отчет о трудовой деятельности всех сотрудников и направил документ в ПФР в качестве отчета СЗВ-ТД.

Несмотря на то, что бланк отчета до сих пор официально не утвержден, отчеты должны быть сформированы на бланке СЗВ-ТД, разработанном Пенсионным Фондом. Как только поправки в Федеральном законе № 27-ФЗ будут приняты и вступят в силу, бланк будет утвержден на законодательном уровне.

Особенности заполнения государственными службами

Для некоторых государственных органов ПФР предусмотрел особый порядок заполнения СЗВ-ТД в 2022 году для направления в ПФР. Это касается сотрудников следующих органов:

• МВД;
• Таможенная служба РФ;
• Федеральная противопожарная служба;
• Федеральная исполнительная служба РФ;
• Следственный комитет РФ.

В отношении них передаются только данные:

• о дате приема (поступления) на службу;
• дате увольнения со службы (прекращения, окончания контракта, договора);
• подаче сотрудником заявления о продолжении ведения трудовой книжки (либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности);
• основании прекращения профессиональной служебной деятельности, если федеральным законом, регулирующим прохождение соответствующего вида государственной службы, предусмотрено ведение (выдача) трудовых книжек.

Отчет не сдают каждый месяц и при изменениях по службе. Данные направляются в ПФР в срок не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа (распоряжения), или документов, подтверждающих прекращение профессиональной служебной деятельности.

Как часто нужно сдавать СЗВ-ТД

Данные по форме СЗВ-ТД за отчетный месяц нужно представлять:

• на всех сотрудников ─ если компания была переименована;
• только на работников, которых затронуло кадровое мероприятие (увольнение, перевод, получение второй профессии и т. д.), или на того сотрудника, который подал заявление о форме ведения трудовой книжки или предоставлении сведений о трудовой деятельности.

На оформление отчета после окончания отчетного месяца дается 15 календарных дней: не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным, СЗВ-ТД должен быть отправлен в фонд.

Отчетные даты для СЗВ-ТД в 2020 году с учетом переносов представлены ниже:

Отчетный период 2020 года	Крайний срок сдачи СЗВ-ТД
Январь	17.02.2020
Февраль	16.03.2020
Март	15.04.2020
Апрель	15.05.2020
Май	15.06.2020
Июнь	15.07.2020
Июль	17.08.2020
Август	15.09.2020
Сентябрь	15.10.2020
Октябрь	16.11.2020
Ноябрь	15.12.2020
Декабрь	15.01.2021

С 2021 года информацию о приеме и увольнении потребуется представлять в Пенсионный фонд практически в режиме онлайн: не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа.

Увольнение в порядке перевода

1. В графе 1 поставьте порядковый номер записи, в графе 2 укажите дату.
2. В графе 3 укажите причину увольнения и название организации, в которую сотрудник перевелся. Дайте ссылку на статью ТК РФ.
3. В графу 4 занесите дату и номер приказа об увольнении.
4. В графе 3 укажите должность, подпись и расшифровку подписи специалиста, который вносил изменения. Поставьте печать организации. Дайте сотруднику расписаться в трудовой книжке, чтобы подтвердить согласие с записями о работе в организации.
5. В графе 3 в виде заголовка отразите наименование организации, в которую перевелся сотрудник — полное и сокращенное, если оно есть.
6. Под заголовком в графе 1 укажите порядковый номер записи, в графе 2 — ее дату.
7. В графе 3 сделайте запись о приеме на работу с указанием подразделения и должности, а также причиной — «в порядке перевода».
8. В графу 4 занесите дату и номер приказа о приеме на работу.

Документы, необходимые для записи в трудовую книжку

Основным документом, который требуется для того, чтобы внести запись о трудоустройстве в книжку, является соответствующий приказ руководителя организации. Для начала с новым работником заключается трудовой договор. Он и ложится в основу издания локального акта – приказа по личному составу, с указанием данных работника, должности и отдела, куда принимается.

Для того, чтобы правильно записать сведения в трудовую книжку, кадровику нужны следующие личные документы вновь принимаемого работника:

• гражданский паспорт или иной документ, удостоверяющий личность – для оформления новой трудовой книжки потребуется заполнить титульный лист, где указываются Ф.И.О. работника и дата рождения;
• документ об окончании учебного заведения – для принимаемых на работу специалистов после ВУЗов и СУЗов, запись из этого документа вносится строкой выше записи о приеме на работу;
• приказ о приеме нового работника, оформленный на основании договора и с подписью руководителя организации – для внесения его номера и даты.

В ситуации, когда на работу поступает сотрудник, имеющий трудовую книжку, но сменивший фамилию, потребуется предъявить документ-основание, например, свидетельство о заключении брака.

Отслужившим в армии и поступившим впервые на работу гражданам при оформлении трудовой книжки потребуется предъявить военный билет. Первой записью в ней будет строка со сведениями о службе.

Как заполнять впервые

Если лицо впервые принимается на работу, то фирма оформляет ему ТК, через пять дней после подписания трудового соглашения. Оформляется в присутствии ее собственника.

Информация, которая обязательна к заполнению:

• Личные данные владельца.
• Вид работы, выполняемой принятым лицом.
• Перевод или переквалификация
• Различные призы и вознаграждения.
• Надпись об увольнении, с отображением причины.

Форма занесения информации о сотруднике:

1. Информация о принятой личности записываются на основании паспортных данных.

• ФИО записываются без сокращений.
• Дата рождения работника также должна записываться также без сокращений.

1. Образование владельца ТК.

• Сведения об образовании вводятся на базе предъявленных материалов.

1. Профессия записывается так, как это отображено в предъявленном удостоверении.

• Чаще всего это относится к занятиям по повышению квалификации.

1. После внесения всех записей, сотрудник обязан проверить правильность заполнения и расписаться в соответствующей графе.
2. Финалом заполнения титульной страницы является печать учреждения.

• СЗВ-ТД — форма отчётности, которая сдаётся в Пенсионный фонд РФ до 15 числа следующего за отчётным месяца.
• Форма заполняется на каждого сотрудника независимо от выбранного способа ведения трудовой книжки и содержит данные о кадровых событиях: приёме на работу, увольнении, переводе на другую должность.
• Если в отчётном месяце у работника не было кадровых событий, форму на него сдавать не нужно.
• За неправильно заполненную или просроченную форму СЗВ-ТД ответственное за это лицо получит штраф от 300 до 500 рублей за каждый неверный документ.
• Организациям, в которых работает меньше десяти человек, разрешено сдавать СЗВ-ТД в бумажном виде, все остальные отчитываются в электронном кабинете ЭДО ПФР.

Как перейти на использование электронной трудовой книжки?

1. Оформить соглашение с ПФР в системе сдачи отчетности

Если отчетность отправляется через 1С-Отчетность, нужно:

• Настроить учетную запись: 1С-Отчетность – Настройки – Настройки обмена с контролирующими органами – Расширенные настройки – Настройки обмена с ФНС, ПФР и Росстатом – Входим в учетную запись – Настроить автоматически сейчас.
• При первом заполнении отчета будет предложено создание Заявления – Создаем и отправляем. Отправить заявление можно только с 03.02.2020.

2. Уведомить работников о введении электронных трудовых книжек

Для этого следует издать соответствующий документ (например, уведомление) и ознакомить с ним всех работников. Каждый работник, ознакомившийся с текстом уведомления, должен подтвердить это проставлением подписи. Крайний срок — 30 июня 2020 г. включительно.

3. Получить от работника заявление о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении электронной трудовой книжки

Не позднее 31 декабря 2020 работники должны написать на имя работодателя заявление о сохранении бумажной трудовой книжки либо о переходе на электронную трудовую книжку. Сведения о поданном работником заявлении включаются в СЗВ-ТД.

Рекомендуем Вам отложить сбор заявлений и отправку этих данных в ПФР до 4 квартала этого года. Остается много вопросов по этому поводу. Скорее всего, по этим вопросам будут даны дополнительные разъяснения.

	Заявление о сохранении бумажной трудовой книжки	Заявление о переходе на электронную трудовую книжку	Сотрудник не подал заявление
Форма Заявления	Произвольная форма	Произвольная форма	Работники, не имевшие возможности обратиться к работодателю с указанными заявлениями, до 31.12.2020 могут сделать это в любое другое время после этой даты
Ведение бумажной трудовой книжки	Продолжает вести бумажную трудовую книжку	Бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки. В бумажной трудовой книжке необходимо сделать запись о том, что работник подал заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности с 2021 г.	Продолжает вести бумажную трудовую книжку
Ведение электронной трудовой книжки	Параллельно бумажной ведем электронную трудовую книжку	ЭТК ведутся с даты подачи заявления	Параллельно бумажной ведем электронную трудовую книжку

Периоды предоставления отчёта

Документ должен предоставляться каждый отчётный месяц, но только в том случае, когда возникают причины для составления такого отчёта.

Срок предоставления отчёта напрямую зависит от отчётного кадрового мероприятия:

• Сотрудник был переведён на другой вид трудовой деятельности, организация сменила название, квалификация сотрудника была повышена либо получена вторая профессия, судом было вынесено решение на запрет занимать конкретную должность, сотрудником было написано заявка о выборе формы ведения ТК — до пятнадцатого числа следующего месяца;
• Найм либо увольнение, ТД с сотрудником, который попал под частичную мобилизацию (ТД был приостановлен либо возобновлён) — не позже числа, следующего за датой, когда был подписан соответствующий приказ.

Изменения в формах СТД-Р и СТД-ПФР

Формы СТД-Р и СТД-ПФР фактически представляют собой документ, заменяющий бумажную трудовую книжку. В данных документах фиксируются сведения о трудовой деятельности работника.

При этом работодатели заполняют форму СТД-Р, в которой фиксируют период работы в конкретной организации. А форму СТД-ПФР работник может получить в Пенсионном фонде РФ. В данной форме уже будут отражены все периоды деятельности гражданина как по трудовому, так и гражданско-правовому договору, когда организация уплачивала с выплат по договору страховые взносы в ПФР.

Формы СТД-Р и СТД-ПФР утверждены приказом Минтруда России от 20.01.2020 № 23н. Минтруд подготовил изменения в данные формы. С 2023 года планируется приказ № 23н признать утратившим силу и заменить его новым. Соответствующий проект приказа Минтруд России уже разработал.

Отметим, что основной причиной замены действующих форм на новые является объединение с 2023 года Пенсионного фонда РФ и Фонда социального страхования РФ (Федеральный закон от 14.07.2022 № 236-ФЗ «О Фонде пенсионного и социального страхования Российской Федерации»). Вместо существующих в настоящее время двух фондов будет действовать только один объединенный фонд – Фонд пенсионного и социального страхования РФ. Вводится сокращенное наименование фонда – Социальный фонд России (СФР).

Поскольку действующие формы содержат упоминание Пенсионного фонда РФ, и аббревиатуру ПФР, данные сведения будут актуализированы. В обновленной форме будет указание на Социальный фонд России (СФР). Соответственно, форма СТРД-ПФР будет именоваться СТД-СФР.

В остальном данные формы не изменятся, сохраняются прежние сведения и графы. Фактически изменения носят технический характер. Тем не менее, с 1 января 2023 года выдавать работникам СТД-Р потребуется по новой форме. В настоящее время приказ Минтруда России с новыми формами еще не утвержден, но очевидно, что это будет сделано к 2023 году.

Также отметим, что порядок заполнения формы СТД-Р, порядок выдачи данной формы работникам в 2023 году не изменяется. Поэтому необходимо руководствоваться прежними правилами:

1. При увольнении работника – выдавать форму СТД-Р в день прекращения трудового договора. Если работник в последний день работы отсутствует или отказывается от получения данной формы, СТД-Р на бумажном носителе необходимо направить работнику заказным письмом с уведомлением о вручении. Получать предварительное согласие работника на такую отправку не надо (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).
2. В период работы, если работник запросил такую форму. СТД-Р необходимо выдать в течение 3 рабочих дней с даты подачи работником соответствующего заявления.

Отчет СЗВ-ТД нужно будет заполнять на специальном бланке, предварительная форма которого уже разработана. При заполнении документа нужно внести следующую информацию:

• регистрационный номер работодателя в ПФР;
• наименование компании или ИП;
• ИНН и КПП;
• отчетный месяц и календарный год;
• табличную часть с персональной информацией по каждому человеку. В этом большом блоке нужно отразиться такие сведения: № п/п; ФИО; СНИЛС; дату приема, перевода, увольнения и др.; вид мероприятия (прием, перевод, увольнение и др.); должность, специальность, профессию, квалификацию; структурное подразделение; статью закона и причину увольнения; наименование, дату и номер документа-основания по проведенному мероприятию (приему, переводу, увольнению и др.);
• подпись и ФИО руководителя организации;
• дату формирования документа.

Протокол из ПФР показал ошибку: как быть

Какие ошибки ПФР обнаружил в вашем отчете СЗВ-ТД, вы можете узнать из протокола приема отчета:

Код ошибки	Что означает	Как исправить
20	Обнаружены логические несовпадения ─ например, в текущем отчете отражены кадровые мероприятия, которые уже были указаны в предыдущих отчетах СЗВ-ТД	Отчет с таким кодом ошибки ПФР примет, но лучше еще раз проверить, нет ли в нем ошибок.
30	Сведения по отдельным сотрудникам в базу ПФР не попали ─ например, ФИО не соответствует СНИЛС, или дата кадрового мероприятия указана более поздняя, чем дата отчета	Отчет с такой ошибкой фонд примет частично. По тем сотрудникам, данные по которым в базу ПФР не попали, необходимо сформировать отчеты заново
50	Программа не смогла распознать формат файла или подпись под отчетом. Или в отчете указан не уникальный СНИЛС	Отчет с такой ошибкой фонд не примет. Необходимо сформировать его заново и отправить в ПФР

Похожие записи:

• Перевод садового дома в жилой в 2023 году: пошаговый порядок
• Управляющая компания или товарищество собственников жилья: что выбрать?
• Изменения в налогообложении гаражей для физических лиц: что ожидать в 2023 году