Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как заверить копию трудовой книжки». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При оформлении копии трудового договора, вопрос о том, кто должен заверять документ, остается актуальным. Заверение копий трудовых договоров несет определенные функции и является важной составляющей процесса подтверждения документального статуса. Обратим внимание на нюансы решения данной задачи.
Как правильно работать с трудовой книжкой
Ведение трудовой книжки — обязанность каждого работника и ответственность работодателя. Для корректного заполнения и внесения записей в трудовую книжку существует определенный порядок.
Перед началом работы с трудовой книжкой следует ознакомиться с правилами заполнения, которые прописаны на титульном листе. В случае, если информация в трудовой книжке содержит ошибки или нет записей о предыдущей работе, необходимо обратиться в Министерство труда и социальной защиты для получения дубликата трудовой книжки.
При приеме на работу работник обязан предоставить работодателю трудовую книжку для оформления записей о приеме и начале работы. Эти записи заверяются подписью работника и работодателя. В трудовой книжке также вносятся все изменения, связанные с изменением должности, условий труда или окончанием работы.
За сохранность трудовой книжки и заполнение ее в соответствии с правилами отвечает работодатель. Работник имеет право требовать копию заполненной трудовой книжки.
В случае необходимости внесения исправлений в трудовую книжку, они должны быть совершены особым образом. Исправления вносятся на пропущенных местах и заверяются подписью работника и работодателя. Если исправления вносятся в заполненную запись, они должны быть заверены подписью работника и работодателя, а также оформлены в виде пропуска строки и внесения новых данных.
Копия верна на трудовой книжке образец
Новый порядок заверения документов подразумевает указание места хранения подлинника трудовой книжки. Формулировка данной записи приведена в п. 5.26 ГОСТа Р 7.0.97-2023. Руководствуясь данным пунктом необходимо прописать не только наименование организации-работодателя, но и реквизиты дела, в котором хранится документ.
Зная основные нюансы и частые ошибки, надо внимательно проверить выдаваемый документ. Также и сам сотрудник должен обратить внимание на то, как заверена копия, и все ли страницы книжки отксерокопированы. Более подробно об этом можете узнать из представленного видео.
Если вы работаете, то заверенную копию сделает сотрудник отдела кадров или иное уполномоченное приказом по предприятию лицо, например, юрист или бухгалтер. При их отсутствии — руководитель. Копия предоставляется в трехдневный срок без взимания платы. Для безработных подлинность подтвердит нотариус (за деньги).
ВАЖНО! Получив на руки копию, сотрудник должен убедиться в правильности заверения (наличии отметки, подписи и печати на каждой странице либо наличие шнуровки и нумерации страниц), чтобы при необходимости своевременно внести корректировки. Несмотря на максимально отведенный срок в три дня, в большинстве организаций принято заверять копии трудовой прямо при работнике.
После получения от работника заявления уполномоченное лицо, к числу которых могут относиться главный бухгалтер и сотрудники кадрового отдела, или непосредственно руководитель обязаны выдать сотруднику заверенную копию его трудовой книжки.
Когда нужна копия трудовой книги
Профессиональный путь в полном объеме фиксируется в трудовой книге. Эта информация может потребоваться не только при трудоустройстве. Заверенная копия документа нужна в следующих случаях:
- совмещение должностей в разных организациях с официальным оформлением трудовых отношений;
- поиск нового места работы до момента увольнения;
- оформление загранпаспорта, получение визы, где нужно указывать точные данные о занятости, стаже;
- подача заявки на кредитование или выполнение роли поручителя;
- оформление социальных выплат, пособий, если для их предоставления имеет значение стаж.
В каких случаях нужна копия трудового договора?
Копия трудового договора может потребоваться в самых различных случаях. Например, при оформлении больничного листа, предоставлении документов в банк для получения кредита, при учебе за рубежом, при подаче заявления на получение пособия по безработице и во многих других ситуациях.
Какие действия нужно предпринять для получения копии трудового договора? Заверенная копия трудового договора должна быть оформлена в соответствии со стандартами ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Документация. Трудовые договоры», чтобы иметь юридическую силу.
Для составления заверенной копии трудового договора необходимо:
- Подготовить оригинал трудового договора.
- Обратиться в национальный орган по стандартизации для ознакомления с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016.
- Составить заявление о заверении копии трудового договора.
- Обратиться к нотариусу или уполномоченному лицу для заверения копии трудового договора.
- Получить заверенную копию трудового договора в установленный срок.
При оформлении копии трудового договора необходимо учесть следующие моменты:
- В заявлении о заверении копии трудового договора необходимо указать свои полные ФИО и контактную информацию, а также причину, по которой требуется копия.
- Во избежание ошибок и допущений при составлении заявления, лучше обратиться к специалисту или использовать образец заявления, соответствующий ГОСТ Р 7.0.97-2016.
- Заверенная копия трудового договора имеет такую же юридическую силу, как и оригинал. Обычно заверенная копия включает оригинальный текст трудового договора и отметку, которая подтверждает ее заверение.
Таким образом, в различных случаях вам могут потребоваться копии трудового договора. Для их получения необходимо правильно составить заявление и обратиться к нотариусу или уполномоченному лицу для заверения копии в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Сроки внедрения новых правил заверения трудовой книжки
В 2023 году вступят в силу новые правила заверения трудовой книжки. Эти правила предусматривают использование стандарта ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Нацональный стандарт». Согласно этим правилам, каждая трудовая книжка должна быть заверена копией национального образца.
Внедрение новых правил заверения трудовой книжки планируется выполнить поэтапно, чтобы облегчить переход существующей системы к новой. Первая стадия внедрения начнется с 1 января 2023 года. На этом этапе будут введены требования по использованию стандарта ГОСТ Р 7.0.97-2016 для заверения копии трудовой книжки.
Вторая стадия внедрения начнется с 1 июля 2023 года. На этом этапе будет введено обязательное применение национального образца копии при заверении трудовой книжки. Это означает, что работникам придется обратиться к специализированным учреждениям, чтобы получить нужную заверенную копию трудовой книжки.
Важно отметить, что новые правила заверения трудовой книжки будут применяться ко всем гражданам, независимо от их профессии или квалификации.
Внедрение новых правил заверения трудовой книжки имеет целью повышение прозрачности и надежности информации о трудовой деятельности работников. Это позволит более эффективно контролировать права и интересы работников и работодателей.
Новые требования к заверению трудовой книжки
Зачем требуется заверенная копия трудовой книжки? Новые правила, заключающиеся в ГОСТ 32412-2013, требуют от работников обеспечивать достоверность информации, внесенной в трудовые документы.
Чем отличаются новые правила? Теперь для заверения трудовой книжки необходимо получить справку в банке или в другой организации, уполномоченной на это учреждением. Важно, чтобы все листы были зарегистрированы и оттиски в книге соответствовали информации в справке.
В чем принципиальная разница между старыми и новыми правилами? Старые правила предполагали, что можно заверить трудовую книжку в любой организации, а сотрудник мог копировать страницы трудовой книжки самостоятельно, не затратив на это дополнительные ресурсы.
Требуется ли образец для банка? Да, для того, чтобы банк мог правильно оформить справку, необходимо предоставить образец заполнения трудовой книжки. Этот образец можно найти на официальном сайте министерства труда и социальной защиты Российской Федерации.
Требования к записям, заносимым в трудовую книжку
Записи, которые заносятся в трудовую книжку, должны быть аккуратными, с использованием световодостойких чернил, отличающихся черным, синим или фиолетовых цветом. Никаких сокращений не допускается. Например, заменять слово «приказ» сокращением «пр.» или заменять слово «переведен» сокращением «пер.», или заменять слово «распоряжение» сокращением «расп.» запрещается.
В соответствии с новыми правилами, действующими с 1 сентября 2021 года, для полного или частичного внесения записей можно воспользоваться техническими средствами, например, оттиском печати или штампа, посредством переноса красителей. Использование штампов, по новым правилам, разрешено. Для написания порядкового номера записи и даты используют арабские цифры. Месяц и число заносятся в виде двузначных цифр.
Преимущества электронной трудовой книжки
- Удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности.
- Минимизация ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности.
- Дополнительные возможности дистанционного трудоустройства.
- Снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек.
- Дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения.
- Использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг.
- Новые возможности аналитической обработки данных о трудовой деятельности для работодателей и госорганов.
- Высокий уровень безопасности и сохранности данных.
Все книжки сотрудников работодатель обязан хранить в своей организации. Выдавать подлинник документа он не имеет права, так как несет за него ответственность. Единственным исключением, предусмотренным ст. 62 ТК, является Соцстрах. Этот орган имеет право требовать предоставления оригинала книжки, и работодатель обязан будет ее выдать. Но работник должен вернуть ее не позднее 3 дней после получения обратно от Соцстраха.
Когда может понадобиться заверение трудовой книжки в 2020 году
Трудовые отношения гражданина подкрепляются трудовой книжкой. В ней указана квалификация работника, его стаж и опыт, бывшие места трудоустройства и другие важные нюансы. Заверение рассматриваемого документа, может потребоваться в следующих случаях:
- для предоставления документа в Пенсионный фонд, где рассматриваемые сведения будут учтены в процессе подсчета пенсии;
- чтобы обратиться в банк за займом или для оформления ипотеки (требуется подтвердить трудовой опыт гражданина, что у него есть работа или возможность получить её в случае возникновения такой необходимости);
- если человек выступает поручителем при оформлении кредита или займа (ведь если заемщик не сможет справиться с кредитными обязательствами, их будет покрывать поручитель);
- для получения паспорта другой страны или в процессе оформления визы;
- при устройстве на работу (чтобы работодатель мог получить представление о предыдущем трудовом опыте гражданина);
- при судебных разбирательствах;
- при оформлении наследства, социальных выплат;
- при создании ИП;
- для ускорения процедуры усыновления ребенка.
Заверить трудовую книжку в 2020 году может нотариус, если ему будет предоставлен оригинал и копия рассматриваемого документа. Специалист оценит соответствие оригинала и копий – только после этого поставит свою подпись и печать.
Как заверить копию трудовой книжки
Если вы являетесь ответственным за ведение, хранение и учет трудовых книжек в организации, и такая обязанность возложена на вас по приказу, заверить копию трудовой книжки придется именно вам. Инструкция 1 Попросите работника, обратившегося к вам с просьбой заверить копию трудовой для банка, написать заявление на выдачу заверенной копии трудовой книжки.
Важно
Выполнить его просьбу вам необходимо в срок не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника с таким заявлением. 2 Сделайте ксерокопии всех заполненных листов трудовой книжки, включая ее первую страницу с указанием фамилии, имени и отчества ее владельца
На копии последней страницы поставьте ручкой надпись «Работает по настоящее время в должности…», укажите свою должность, распишитесь, расшифруйте подпись, проставьте дату заверения копии и печать отдела кадров.
Пошаговая инструкция для работодателя: как оформить? Копия выдается по просьбе работника работодателем в трехдневный срок (62-я ст. Трудового Кодекса). Работодатель не вправе требовать за это вознаграждение и интересоваться зачем понадобилась копия.
Инфо
Право на доступ гражданина к своим персональным данным предусмотрено 89-й ст. ТК, за его нарушение 90-й ст. предусмотрена ответственность для должностных лиц, вплоть до уголовной.
- Работник составляет письменное обращение к работодателю, которое выглядит следующим образом: адресуется руководителю организации (указывается полное наименование фирмы, должность и ФИО руководителя полностью);
- указываются ФИО и должность работника;
- обращение именуется «Заявлением»;
- в содержательную часть включается просьба выдать копию трудовой книжки со ссылкой на 62-ю ст.
Как заверяется копия трудовой книжки: порядок по ГОСТу и частые ошибки
При обращении в банковскую организацию для получения кредитного займа, гражданину необходимо предоставить пакет обязательных документов. Одним из таких документов является копия трудовой книги.
В том случае, когда данный документ имеется на руках, предоставление официальной копии не вызывает затруднений. Для этого следует обратиться в нотариальную контору и оплатить стоимость услуги.
Для того чтобы заверить бланк у нотариуса, необходимо иметь документ, подтверждающий личность владельца трудовой книги. После соблюдения всех установленных правил, нотариус подготовит все необходимые копии и заверит их согласно установленному порядку. Длительность данной процедуры составляет около тридцати минут.
При наличии официального места трудовой деятельности данная процедура немного усложняется, поскольку документ хранится в кадровом отделе. В этой ситуации следует обратиться к руководству компании или сотрудникам кадровой службы.
Для этого нужно составить соответствующую заявку, где нужно указать, что копия трудовой книги требуется для банка или другой государственной инстанции. Срок формирования документа составляет три рабочих дня.
При заверении ТК обычно допускаются эти ошибки:
- Штамп о том, что это копия документа, поставлен только на отдельных листах, а не на всех.
- На части листов отсутствует заверяющая подпись с печатью.
- На последнем листе отсутствует отметка о том, что сотрудник работает в настоящее время.
- Поставлена подпись заверяющего листа, однако она не подкреплена указанием должности и ФИО лица.
- Человек, который заверяет копию, не обладает нужными полномочиями.
- Отсутствует указание места хранения оригинала документа.
- Печать поставлена только на «белой» части листа, она не затрагивает копию.
Перечень распространенных ошибок нужен для того, чтобы не допускать их самим. Как правило, за недочеты никакой ответственности не накладывается. Однако неправильно заверенная копия не будет иметь юридической силы.
Такой срок не установлен. Но так как копия призвана воспроизводить информацию подлинника (п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013), верной она остается до момента появления очередной записи в книжке.
Срок действия копии по своему усмотрению устанавливает учреждение, в которое документ представляется.
Например, банки при выдаче кредита, как правило, ограничивают период актуальности одним месяцем со дня заверения. Поэтому сроки уточняют по месту требования.
- Работодатель обязан заверить и предоставить копию трудовой книжки в течение 3 рабочих дней со дня подачи заявления сотрудником.
- Заверительная надпись в 2021 году дополняется ссылкой на местонахождение подлинника документа.
- Юридическое значение заверенная копия имеет при подписании уполномоченным лицом.
- Срок действия заверенной копии трудовой книжки не установлен и уточняется по месту требования.
Процедура заверения в организации
Состоит из следующих этапов:
- изготовление ксерокопии;
- применение штампа «Верно» (на практике часто используется «Копия верна») или написание этой фразы от руки после текста и подписей, обычно в правом нижнем углу или там, где нет текста (надпись или оттиск не должны перекрывать текст);
- в надписи указываются должность, фамилия сотрудника с инициалами, ставятся дата и подпись;
- с 2018 года рекомендуется указывать место хранения подлинника;
- на надпись или оттиск ставится печать с наименованием организации;
- при наличии нескольких листов надпись ставится на каждом из них или на прошивке.
Приоритет документам в электронном виде
Налогоплательщик может направить документы в налоговый орган по телекоммуникационной сети через оператора электронного документооборота (ЭДО) или через личный кабинет налогоплательщика, заверив усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) в силу п. 2 ст. 93 НК РФ.
Если стороны договора достигли взаимного согласия по применению электронного документооборота, они обмениваются документами в системах ЭДО или через обычную электронную почту, подписывая документы своими УКЭП.
И контрагенты, и контролирующие органы довольно долго желали получать все договоры, письма, первичные документы бухгалтерского учета на бумаге с подписями и печатями. Это казалось заведомо надежным подтверждением взаимоотношений. Но сейчас ситуация изменилась. Документы, подписанные/заверенные электронной подписью, удовлетворяют и дотошных клиентов, и строгих работников контролирующих органов. Преимущества, в особенности при большом объеме представляемых сведений, очевидны для всех. Добавила бонусов электронным оригиналам, копиям и пандемия: либо документооборот переводится в электронный вид, либо бизнес замирает.
Заверенная копия трудовой книжки: образец 2023 года
По старому стандарту делопроизводства, заверение трудовой книжки в 2023 году необходимо для того, чтобы удостовериться в том, что имеет место быть полное соответствие копии документа оригиналу. Доказать это невозможно без правильно оформленного заверения. Если заверительная надпись введена правильно, копию можно использовать так же, как и исходную форму, для отправки заинтересованным пользователям.
Информация может быть запрошена о профессиональном опыте и событиях в жизни сотрудника, будь то рабочий, служащий или старший менеджер:
- действующим работодателем, в том числе руководителем организации, предпринимателем или лицом, имеющим и поддерживающим собственную частную практику;
- владельцем компании;
- бывшим сотрудником;
- контрагентом;
- банком и страховыми компаниями;
- государством в лице налоговой инспекции, внебюджетного фонда или иной аналогичной структуры.
Кроме того, подать заявку на заверение трудовой книжки 2023 года может даже сам работник. Такая запись должна быть скреплена печатью так, чтобы оттиск не закрывал личную подпись работника организации, заверившего копию. Далее по тексту будет приведен образец для трех возможных и разрешенных вариантов заполнения:
- Вручную при ведении номенклатуры дел.
- Чернилами при отсутствии падежной номенклатуры.
- С Использованием заранее подготовленного штампа.
Зачем нужно заверять копии
Дубликаты и ксерокопии, заверенные по всем нормам, обладают одинаковой юридической значимостью с первоначальным вариантом (подп. 23 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013). В процессе работы организациям требуется удостоверять дубликаты в разных целях:
- для отправки учредительных актов, распоряжений, контрактов, накладных и т. д. частным фирмам, ведомствам и госструктурам (ПФР, ФСС, ФНС, Трудовую инспекцию, Роспотребнадзору и др.);
- для подготовки доказательств в судебных разбирательствах;
- для выдачи актов о трудовой деятельности сотрудников по их запросу (на основании ст. 62 ТК РФ);
- для документооборота между отделами или филиалами организации.
Срок и порядок выдачи
Ст. 62 ТК РФ говорит, что выдать работнику документы (их копии), связанные с работой, работодатель должен в течение трех рабочих дней со дня получения от него соответствующего заявления. Копии должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно. Это касается и копий трудовых книжек.
ВАЖНО! Если работник выбрал электронный вариант ведения трудовой книжки, по его запросу работодатель обязан оформить сведения о работе сотрудника по форме СТД-Р.
Как правильно заполнить СТД-Р, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Типовую ситуацию. Это бесплатно.
Если работодатель затягивает с выдачей или вообще отказывается выдавать документы, он нарушает трудовое законодательство. А за это ст. 5.27 КоАП РФ предусмотрена ответственность. За первичное нарушение это будет:
- для должностного лица — предупреждение или штраф 1000–5000 руб.;
- организации — штраф 30 000–50 000 руб.;
- ИП — штраф 1000–5000 руб.
Если нарушение повторится, суммы возрастут:
- для должностного лица — штраф 10 000–20 000 руб. или дисквалификация на срок от года до трех;
- организации — штраф 50 000–70 000 руб.;
- ИП — штраф 10 000–20 000 руб.
Трудовые книжки нового образца нужно применять с 01.01.2023. Надо ли обменивать старые трудовые работников на новые и что делать с неизрасходованными к 2023 году бланками старого образца, читайте здесь.
Заверенная копия трудовой книжки по новому ГОСТу
Так что же значит указанное в ст. 62 ТК РФ «копии должны быть заверены надлежащим образом»? Рассказываем.
Копия — это экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника. А заверенная копия — это копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (подп. 23, 25 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст).
Это значит, что вам нужно сделать копию с каждой заполненной страницы трудовой и проставить заверительные надписи.
С 01.07.2018 порядок оформления таких надписей, в т. ч. на копиях трудовых книжек, установлен новым нацстандартом «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст в ред. от 14.05.2018). Согласно этому стандарту правильная заверительная надпись при выдаче копии документа для представления в другую организацию должна выглядеть так (она может быть рукописной, а может быть в виде штампа):
Подлинник документа находится в ООО «ХХХ» в деле № Х за ХХХХ год.
Должность Подпись Расшифровка
Но для копии трудовой книжки будут три дополнительных нюанса:
- Это многостраничная копия. Поэтому заверительную надпись нужно делать на каждой странице.
- На последней странице обязательно нужно написать «Работает по настоящее время» и указать дату выдачи копии. Как правильно делать эту надпись, смотрите на нашем образце.
- Оригинал трудовой книжки хранится не в деле, а, как правило, в сейфе работодателя, поэтому указать номер дела не получится. Это не страшно — запись о месте хранения подлинника можно видоизменить. Например, так: «Подлинник документа находится в сейфе отдела кадров ООО “ХХХ”».
Образец заверенной копии трудовой книжки смотрите в КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.