Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Графики отпусков на 2023 год: как правильно составить». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если в вашей компании активно используют программное обеспечение, рекомендуем скачать в начале статьи умный график на 2023 год в excel с учетом праздников — сервис, который сам считает дату начала и окончания периода отдыха, если он выпадает на официальные нерабочие дни. Но если в вашем регионе утверждены дополнительные даты отдыха, их придется вписать в программу самостоятельно, чтобы они тоже учитывались.
Формирование умного графика отпусков
Пользоваться программой легко. Вводите сведения обо всех работниках и запланированных датах отпусков, их продолжительности во вкладке «Планировщик». Автоматически появятся сведения о датах окончания отдыха, причем допускается заполнять сразу несколько периодов. Сервис самостоятельно определит дату, когда уведомить работника (выделено красным).
Обязанность нанимателя составлять график отпусков следует из статьи 123 ТК РФ. Утвердить его на следующий год нужно не позднее, чем за 2 недели до конца года текущего. Например, график отпусков на 2023 год утверждается не позднее 17 декабря 2022 года.
График отпусков составляют все работодатели. Не делать этого могут только микропредприятия, которые отказались от принятия внутренних нормативных актов (статья 309.2 ТК РФ). Однако в таком случае необходимо заключить с каждым сотрудником письменное соглашение и зафиксировать этот факт в пункте 22 Типового трудового договора.
Перед составлением графика отпусков нужно учесть, что помимо основного оплачиваемого периода отдыха длиной 28 дней (статьи 114-115 ТК РФ), некоторым категориям трудящихся положены дополнительные дни (статьи 116-119 ТК РФ).
Если работник трудится первый год, он вправе рассчитывать на отдых через 6 месяцев. Но есть случаи, когда его следует предоставить раньше, если сотрудник изъявил такое желание (статья 123 ТК РФ). На это вправе рассчитывать женщины перед «декретом» и сразу после него, несовершеннолетние, лица, усыновившие ребёнка до трёх месяцев и некоторые другие (статья 122 ТК РФ).
Указанные категории сотрудников также вправе получить отпуск в любое удобное для них время. Кроме того, такое право есть у одного из родителей / опекунов несовершенного ребёнка-инвалида, ветеранов, «чернобыльцев», доноров крови, супругов военнослужащих, совместителей и иных категорий.
Нельзя не предоставлять нанятому лицу отпуск в течение двух лет подряд (статья 124 ТК РФ), даже если он сам об этом просит. Если период отдыха за прошлый год не был использован полностью, оставшиеся дни нужно включить в график отпусков на следующий год. Сначала в документе отражается прошлогодний период, а потом – приходящийся на год, на которой он составляется.
Период ежегодного отдыха можно делить на части, но одна из них не должна быть менее 14 календарных дней (статья 125 ТК РФ).
Что отражать в графике
Ответственный исполнитель обязательно вносит занимаемые должности сотрудников в структурных подразделениях, их табельные номера, длительность отдыха в календарных днях. Количество дней у сотрудников разное, поскольку оно складывается из:
- основного отпуска, который, по ТК РФ, составляет, как правило, 28 дней, но у некоторых категорий граждан (инвалиды, госслужащие, педагогические работники) эта цифра обычно больше;
- дополнительного (например, у сотрудников, занятых на работах с вредными и опасными условиями труда, работающих на Крайнем Севере, и др.);
- дней, которые не использованы работником и перенесены на следующий рабочий год.
Пошаговая инструкция по заполнению формы Т-7
Заполнение формы Т-7 не должно вызвать затруднений у опытных сотрудников кадровой службы, тем не менее разберём весь процесс поэтапно. Начнём с шапки документа, в которой пропишем полное наименование организации-работодателя со ссылкой на её организационно-правовую форму. Здесь же указываем код фирмы согласно классификатору (ОКПО).
Если на предприятии на постоянной основе действует профсоюзный орган, то для утверждения графика необходимо запросить его мнение. Ссылаемся на решение, если таковое имеется (дата, номер).
Далее присваиваем графику уникальный номер для хранения и документооборота, отмечаем дату его составления, указываем, на какой календарный год распределено время отдыха. Как только с реквизитами будет покончено, можно переходить к заполнению основной части официальной бумаги, представленной в виде таблицы. Здесь мы обозначаем:
- структурное подразделение, в котором трудится подчинённый;
- должность согласно штатному расписанию;
- ФИО работника;
- табельный номер;
- количество календарных дней отпуска;
- планируемая дата начала отпуска.
Остальные столбцы таблицы предназначены для внесения изменений в будущем. Дело в том, что в график могут быть внесены определённые правки. Именно для этого мы и оставляем ячейки незаполненными. В них предполагается обозначение фактической даты отдыха и ссылки на приказ директора о переносе отпуска.
Утверждение графика отпусков
После составления документа, работодатель обязан его утвердить. Для этого необходимо издать приказ. Законодательство не регламентирует его форму. Поэтому каждый работодатель составляет документ с учетом определенных рекомендаций.
В приказе об утверждении графика отпусков должна присутствовать следующая информация:
- данные о работодателе (наименование, адрес);
- номер и дата приказа в соответствии с внутренним документооборотом;
- основание для составления приказа (ст. 123 Трудового кодекса Российской Федерации);
- факт утверждения графика отпусков на определенный год;
- сведения о лицах, ответственных за составление и утверждение графика отпусков;
- рекомендации сотрудникам бухгалтерии о сроках начисления отпускных.
Работодатель обязан утверждать график отпусков не позднее, чем за две недели до начала следующего года. Если этот день выпадает на выходной или праздник, утверждение производят в первый рабочий день после них.
Важно! Согласно законодательству, работодатель не обязан учитывать пожелания большинства сотрудников компании, составляя график отпусков (приоритетными считаются потребности предприятия), но из этого правила составления есть определенные исключения.
Так, самостоятельно выбирать сезон и месяц отпуска могут следующие льготные категории сотрудников:
- не достигшие 18-ти лет;
- женщины (непосредственно до или сразу после декрета);
- мужчины в период нахождения жены в декретном отпуске;
- жены военнослужащих;
- усыновившие малыша до 3 мес.;
- родители ребенка-инвалида;
- многодетные (при условии, что старшему из 3-х детей еще нет 18, а меньшему не исполнилось 14 лет);
- ранее отозванные из отпуска лица;
- льготники (ветераны; чернобыльцы; почетные доноры; герои СССР, России и труда);
- совместители.
Как составляется график отпусков на 2023 год
График отпусков заполняется на основании информации, предоставленной работниками компании. Как именно данная информация предоставляется работниками, законодательством не предусматривается. Однако, для того, чтобы не возникало недоразумений между работниками и работодателями, ведущих к трудовым спорам, данные от сотрудников следует получать в письменном виде. Каждый из сотрудников должен предоставить планируемую дату своего отдыха. Заполненный график отпусков подлежит согласованию с профсоюзной организацией. Однако, это требование распространяется только на те компании, в которых данная организация есть.
Важно! Совместителям отпуск предоставляется в то же время, то и отпуск по основному месту работы. Это означает, что в график отпусков информация об отпуске может и не включаться. Это, конечно, желательно сделать, но вовсе необязательно.
При составлении графика следует указывать информацию не только об основных отпусках, но и о дополнительных.Информация о неоплачиваемых отпусках в график не включается.
ЗАПОЛНЯЕМ форму № Т-7
Данные об отпусках работников заносите в график на основании опросных листов, которые одобрили директор фирмы, индивидуальный предприниматель или начальники отделов. Если начальники не согласны предоставлять отпуска в то время, когда хотят сотрудники, надо предложить работникам пересмотреть планы. И только некоторым сотрудникам вы должны предоставить отпуск в удобное для них время (см. таблицу ниже). Обратите внимание на отпуска работников, которые хотят отдыхать в праздничные и выходные дни. Продолжительность отпусков считайте в календарных днях, включая субботу и воскресенье. А вот праздники в число календарных дней отдыха не входят. Не все сотрудники об этом знают. Поэтому в графике отпусков укажите начальную и конечную даты отпуска.
Какие работники могут уйти в отпуск без согласия руководства
| Работники | В какое время берут отпуск |
|---|---|
| Несовершеннолетние работники | В удобное для работника время (ст. 267 и 262.1 ТК РФ) |
| Один из родителей, воспитывающий ребенка-инвалида до 18 лет | |
| Беременные сотрудницы или работницы, которые находятся в декретном отпуске | Перед отпуском по беременности и родам или сразу после него (ст. 260 ТК РФ) |
| Работники, усыновившие новорожденного ребенка | С момента усыновления до истечения 70 календарных дней со дня рождения ребенка (ст. 257 ТК РФ) |
| Работники, у которых жены находятся в отпуске по беременности и родам | В период отпуска по беременности и родам жены (ст. 123 ТК РФ) |
| Совместители | Одновременно с отпуском на основной работе (ст. 286 ТК РФ) |
Наказания за несоблюдение обязательств по Т-7 форме графика отпусков на 2023 год
Форма Т-7 графика отпусков является унифицированной и обязательной для заполнения для всех организаций. Что же будет, если сотрудники или кадровики нарушат правила, связанные с ее заполнением?
В инструкции по составлению графика должно быть указано, что за невыполнение обязательств могут быть наложены различные наказания. Как правило, такими мерами могут быть штрафы, дисциплинарные взыскания, лишение права на отпуск и т.д.
Кто должен знакомиться с изменениями по форме Т-7 графика отпусков на 2023 год и вносить их в документ? Кадровики и лица, ответственные за составление графика отпусков, должны быть в курсе всех изменений и руководствоваться инструкцией по заполнению формы.
График должен быть составлен удобным для всех сотрудников способом, учитывая мнение работников, но при этом не нарушать трудовой законодательство. Какой персонал должен составлять график отпусков и какое время учесть на 2023 год? Это должны знать ответственные за кадры.
Правила оформления графика отпусков
Законодатель жестко прописал сроки составления документа: утверждение производится не позднее, чем за две недели до наступления нового календарного года. При пропуске этого срока также возможно применение санкций по ст. 5.27 ТК РФ, так как это нарушение трудового законодательства.
С учетом изложенного в предыдущем пункте, алгоритм составления графика следующий:
- определение сотрудников, имеющих право на льготы и получение от них информации о желаемой дате ухода в отпуск;
- получение мнение профсоюзного органа при его наличии;
- составление работником кадровой службы графика, с учетом сроков ухода в отпуск, определяемых по ТК РФ и данных от представителей «льготных» категорий;
- утверждение документа руководителем;
- в случае переноса сроков в график вносятся изменения с разрешения лица, его утвердившего.
Заполнение графика труда не составляет, форма достаточно простая.
Как сформировать график отпусков на 2023 год
В начале декабря нужно заниматься составлением графика отпусков на следующий календарный год. Документ нужно утвердить не позже чем за две недели до начала этого года (ст. 123 ТК). Соответственно, график отпусков на 2023 год нужно утвердить не позже 16 декабря 2022 года.
Перед утверждением надо сформировать график с учетом мнения работников и согласовать его с профсоюзом. Механизм утверждения графика отпусков зависит от того, есть ли у работодателя профсоюз или нет. Когда он имеется, изначально проект графика передается в представительный орган сотрудников (ст. 372 ТК), который не позже 5-ти дней с момента получения документа выносит и передает свое мотивированное мнение. Для дополнительной консультации профсоюз берет еще 3 дня.
Сформированный график подписывается руководителем отдела кадров или иным уполномоченным сотрудником, например, главбухом. Далее график утверждается руководителем компании. Если используется унифицированная форма № Т-7, в ней имеется гриф утверждения документа. Соответственно, в таком случае не нужно издавать отдельный приказ для утверждения графика отпусков.
Когда компания разработала и применяет свою форму графика отпусков и в ней нет грифа утверждения, тогда документ утверждается приказом руководителя. Для внесения изменений в этот график нужно будет издавать приказ об этом.
С графиком отпусков работодатель не обязан знакомить сотрудников, однако целесообразно это сделать и именно под подпись. По данному вопросу есть две противоположные точки зрения.
Согласно первой из них, по законодательству у работодателя нет обязанности знакомить персонал с графиком отпусков под подпись. Документ — не локальный акт, относящийся к первичной учетной документации по учету кадров, т.е. это организационно-распорядительный документ. Работодатель обязан только извещать сотрудников о предстоящих отпусках по графику не позже чем за две недели до начала этого периода (ч. 3 ст. 123 ТК). Такие же пояснения указаны и в Письме Роструда от 12.07.2012 г. № ПГ/5244-6-1.
Согласно второй из них, график отпусков все же подпадает под определение ст. 8 ТК, соответственно, это локальный акт компании. С документацией, связанной с трудовой деятельностью сотрудника, работодатель должен знакомить его под подпись. В том числе к такой документации относится и график отпусков (ст. 22 ТК). Эта позиция указана также в Письме Роструда от 01.08.2012 г. № ПГ/5883-6-1.
Во избежание возможных претензий рекомендуется знакомить персонал с графиком отпусков под подпись. В графе «Примечание» сотрудник ставит свою подпись — напротив даты его предполагаемого отпуска. Или, как вариант, можно приложить к графику отпусков лист ознакомления, в котором работники указывают дату ознакомления с графиком отпусков и ставят подпись. Когда работник отказывается подписывать ознакомление с графиком отпусков, составляется акт об этом.
Нюансы составления графика отпусков
Кроме обычных указаний по заполнению графика отпусков из упомянутого постановления Госкомстата России, работодателю важно учесть следующие моменты:
- В графике должны числиться все работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем на день утверждения графика, в том числе:
- лица, с которыми трудовые договоры будут расторгнуты в течение рабочего года (письма Минтруда России от 09.04.2020 № 14-2/В-395, Роструда от 09.03.2021 № ПГ/03709-6-1);
- дистанционные сотрудники, работающие удаленно на постоянной основе (письмо Роструда от 14.05.2021 № ПГ/12255-6-1);
- работницы, находящиеся в отпуске по беременности и родам;
- сотрудники, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком, который закончится до конца года;
- работники, принятые по срочному трудовому договору на срок до 6 месяцев, которым по соглашению сторон оплачиваемый отпуск предоставляется до истечения 6 месяцев непрерывной работы.
- В графике целесообразно установить конкретный период использования каждым работником своего права на отпуск в желаемом месяце – как точные даты начала и окончания отпуска (письмо Роструда от 24.12.2020 № ПГ/59141-6-1).
- В графике можно объединять или разделять дни основного и дополнительного отпусков, поскольку работник вправе взять дополнительный отпуск в то время, которое удобно ему и работодателю (письмо Роструда от 04.12.2020 № ПГ/55760-6-1).
- Даты начала или окончания отпусков в графике могут приходиться на выходной, в том числе при сменном режиме работы. Это не будет…
Знакомить ли с документом персонал
График отпусков на 2023 год – это важный документ, который составляется каждый год. Он отражает правила и порядок составления графика отпусков, а также продолжительность отпуска каждого сотрудника. Но стоит ли знакомить персонал с этим документом?
Во-первых, это вопрос, который зависит от политики компании и ее внутренних правил. Однако, как правило, лучше ознакомить сотрудников с графиком отпусков. Это позволит им быть в курсе того, как и когда они могут взять отпуск.
Кроме того, знакомство с графиком отпусков поможет сотрудникам планировать свои отпуска заранее. Они смогут узнать, какой период года будет наиболее удобным для отпуска и внести соответствующую заявку. Это поможет избежать переноса отпусков или конфликтов с другими сотрудниками.
Также, знакомство с графиком отпусков позволяет сотрудникам быть в курсе всех изменений, которые могут быть внесены в форму и порядок составления графика отпусков. Например, в следующем году могут быть установлены новые правила или изменена продолжительность отпуска для разных категорий сотрудников.
Если вы решите знакомить персонал с графиком отпусков, важно правильно представить информацию. Лучше всего это сделать в письменной форме, разослав график отпусков по электронной почте или вывесив его на видном месте. Таким образом, каждый сотрудник будет иметь возможность ознакомиться с графиком отпусков и узнать все необходимые детали.
Однако, стоит помнить, что не всегда нужно отправлять полный график отпусков. В некоторых случаях достаточно ознакомить сотрудников только с их собственными датами отпуска и правилами его составления. Это особенно актуально для компаний с большим количеством сотрудников.
По какой форме составлять график отпусков
Для утверждения графика отпусков можно использовать унифицированную форму № Т-7, которая утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1.
В форме Т–7 10 столбцов:
- столбец 1 – наименование структурного подразделения;
- столбец 2 – должность согласно штатному расписанию (директор, секретарь, слесарь и др.);
- столбец 3 – фамилия, имя, отчество;
- столбец 4 – табельный номер сотрудника;
- столбец 5 – количество календарных дней отпуска;
- столбцы 6–7 – даты начала отпуска: запланированная и фактическая;
- столбцы 8-9 – основание (документ) для переноса отпуска и дата предполагаемого отпуска;
- столбец 10 – примечание.
Если отпуск разделен на части указывается дата начала каждой из его частей.
Надо ли учитывать пожелания работников
Трудовое законодательство не обязывает работодателя учитывать пожелания работников по использованию времени отдыха. Поэтому, если организация составит график отпусков самостоятельно, с учетом особенностей работы компании, без опроса работников, нарушения ТК РФ не будет. Между тем, практически все работодатели проявляют лояльность в данном вопросе и стараются учитывать мнение работников по датам отпусков. Компании до составления графика отпусков предварительно опрашивают работников о предпочтительных датах отдыха, и после того, как соберут информацию, формируют график отпусков.
Между тем, есть категории работников, которым работодатель должен предоставить отпуск в удобное время. С 7 октября 2022 перечень дополнен новой категорией работников. Так, работники, которые были призваны на военную службу по мобилизации, после возобновления трудового договора в течение 6 месяцев могут использовать отпуск в удобное для них время. При этом не имеет значения продолжительность стажа работы в компании.
Возникает вопрос: как отразить в графике отпусков период отпуска работника, относящегося к такой льготной категории. Алгоритм действий предлагает Минтруд России. По мнению ведомства, у работника надо узнать желаемые даты использования отпуска и включить эту информацию в график отпусков. Если работник впоследствии захочет изменить даты отпуска, он Должен написать работодателю соответствующее заявление. Работодатель, в свою очередь, на основании заявления, должен изменить даты отпуска, отказать в этом работнику компания не вправе (Письмо Минтруда России от 08.12.2020 № 1ЩЮОГ-17786).